Veckorna innan - Arrangörshandboken
I avsnittet om tidsplanering pratade vi om checklistor och att det är ett enkelt sätt att strukturera vad som ska göras och på så sätt bryta ner ett stort arbete i många små. Två till tre veckor innan arrangemanget finns det oftast tid att rädda något som inte blivit förberett, eller på något sätt blivit fel. Kvar på listan över saker att göra kanske kan vara:
- Stämma pianot
- Beställa transport av gradänger
- Hyra gradänger
- Tidsplan för eventuellt bygge
- Boka ljud/ljustekniker
- Ljussättningstid/reptid/soundcheck
- Stolar till orkester
- Kolla att publikstolar räcker
- Ordna notställ/notställsbelysning
- Ordna biljettförsäljare
- Ordna serveringspersonal
- Kolla med artist om det är ok att filma/spela in
- Ordna hämtning av artister
- Ansvarig för lämning av artister
- Frivilliga till städning av lokal
- Produktionsmöte med inblandade
- Skylt om kaffeservering/annan försäljning
- Sista check artister
- Blommor
- Gästlista/fribiljetter
- Affischering vid konsertlokalen
- Välja artistloge
- Tilltugg och kaffe till artister
- Ordna skiv- och merchandiseförsäljning
Och på konsertdagens morgon ser listan förhoppningsvis ut så här:
- Stämma pianot: Släppa in pianostämmare kl 12.30
Beställa transport av gradängerHyra gradängerTidsplan för eventuellt byggeBoka ljud/ljustekniker:BillieLjussättningstid/reptidStolar till orkesterKolla att publikstolar räckerOrdna notställ/notställsbelysningOrdna biljettförsäljareOrdna serveringspersonalKolla med artist om det är ok att filma/spela in: Fotografering OK de tre första låtarnaOrdna hämtning artister:Kim hämtar kl 17.00 vid CentralstationenAnsvarig för lämning av artister: Kim, 070-070 07 00Frivilliga till städning av lokal: All personal under kvällen stannar kvar efter konsertenProduktionsmöte med inblandade- Skylt om kaffeservering/annan försäljning
Sista check artister- Blommor
- Gästlista/fribiljetter
Affischering vid konsertlokalenVälja artistloge- Tilltugg och dricka, kaffe till artister
- Ordna skiv- och merchandiseförsäljning