Budget - Arrangörshandboken

En budget är ett dokument som tydligt beskriver verksamhetens utgifter och intäkter. Den är ett redskap för att kunna ha koll på, och kontroll över, verksamhetens ekonomi och se till att utgifterna och intäkterna balanserar med varandra. Den är samtidigt ett sätt att beskriva projekt och kommande verksamhet för bidragsgivare, samarbetspartners, sponsorer, föreningsstyrelse, medlemmar, uppdragsgivare med mera. Har man koll på sin budget blir resten av arbetet som arrangör mycket lugnare, och det blir lättare att hålla borta otrevliga överraskningar. Tips på hur du gör din budget och vilka rubriker du bör använda hittar du här i vårt exempel, men en bra idé är också att titta på de olika bidrag du vill söka, hur de vill att du redovisar bidragen, för att få in de rubriker de önskar redan initialt i ditt arbete.

Planerad budget

Tidigt i arbetet bör man göra en relativt detaljerad budget för vad man beräknar att ens arrangemang kommer att kosta, och hur man planerar att finansiera detta. Om man arrangerar en återkommande klubb/konsertserie gör man med fördel dels en budget för varje säsong och dels en för hela året. Det är bra att ha överblick och dessutom vill en del bidragsgivare se en budget för hela året och en del vill bara se för en säsong. Det kan även finnas en poäng i att göra en liten budget för varje enskilt arrangemang, för sin egen skull, för att kunna planera framtida arrangemang och lära sig att bli mer kostnadseffektiv. Arrangerar man exempelvis en festival gör man givetvis en budget för festivalen.

Den budgetform man oftast använder sig av för att planera ett projekt, kallas resultatbudget. En resultatbudget är en sammanställning av verksamhetens förväntade intäkter och kostnader och det förväntade resultatet för en viss period. Viktigt är att skriva skäliga gager och skäliga löner. I den här budgeten ska siffrorna vara rimliga, inte nerpressade till minimum och så klart inte heller överdrivet höga. Den här budgeten är den man skickar in till bidragsgivare osv. Det är den som man kan visa för utomstående, helt enkelt. En tumregel – kostnaderna för arrangörernas arbete ska inte överstiga kostnaderna för artister. Det gillas inte av de flesta bidragsgivare. Det är dessutom många bidragsgivare som inte tycker att arrangörer ska få betalt överhuvudtaget, så sprid gärna ut arbetet i budgeten, så att de förstår hur mycket tid och kraft som läggs ner under varje post. Dela upp arrangörens olika arbetsuppgifter – t.ex. en post för “bokningsarbete” och en för “arbete under kväll/personal”. Se fler förslag i exemplet. Det finns också en missuppfattning vad gäller att ideella föreningar inte får gå med vinst – det handlar inte om att de som arbetar med föreningen inte har rätt att få betalt  för sitt arbete.

Många arrangemang möjligörs genom ideellt arbete, vilket är beundransvärt men tyvärr också förutsättningen många gånger då det finns många som tycker att detta arbete inte ska göras på annat sätt. Det finns inte alltid varken tid eller tillräckligt med folk för att kunna genomföra allt arbete ideellt och idag ser vi att många yngre vill börja arrangera mer professionellt och helt enkelt måste kunna se det som en inkomst för att kunna avvara tid som annars skulle vara tvunget att läggas på annat. Det är viktigt att komma ihåg att det INTE är fult att tjäna pengar inom kultur, trots att normen ofta tenderar att gå åt det hållet. Kulturarbetare och musiker måste betala hyra och mat, precis som alla andra. Måhända en banal kommentar, men väldigt relevant och tyvärr nödvändig att känna till vid bidragssökande. Vill ni kunna ta betalt för ert arbete som arrangörer måste ni än idag vara beredda att strida för det.

Enklast är att göra sin budget i ett kalkylprogram, som till exempel Excel eller Numbers. Dela upp budgeten i två delar – intäkter och utgifter. Sedan kan man dela in utgifterna i olika huvudrubriker som “Artister”, “Marknadsföring”, “Personal”, “Teknik” osv. Specificera sedan under varje rubrik vad det är som kostar och vad det kostar. Genom detta blir det lätt både för arrangören och andra som behöver se budgeten att avgöra om de olika posterna är rimliga i förhållande till varandra.

Intäkter

Under intäkter skriver man in hur många biljetter man tror att man kommer att sälja. Tänk på att inte vara för pessimistisk här för då undrar kanske bidragsgivarna varför ni gör ett arrangemang som ni tror att ingen ska komma på, men var inte heller orealistiskt optimistisk, då det kan sända ut signaler om att ni inte vet vad ni håller på med. Skriv även in övriga intäkter som försäljning av mat och dryck samt vilka stöd och bidrag ni tänkt söka (kommentera om de blivit beviljade, om ni sökt dem eller om ni planerar att söka beloppet), sponsorer, studieförbund, samarbeten m.m.

Även samarbeten som inte är rent ekonomiska ska skrivas in. Om ni till exempel får låna en lokal utan att betala, ska ni skriva in att hyresvärden hjälper er med denna post (som ni annars kanske hade fått betala för).

De flesta organisationer som delar ut kulturstöd och bidrag ser positivt på att ni har flera olika organisationer som ni söker/planerar söka stöd ifrån. Det ger en bild av att ni är realistiska. Att skriva vilka ni har fått bidrag från till kommande verksamhet är också bra, för det visar att det här är något som är värt att satsa på. – “Tycker de att det är bra så borde det ju vara bra, och då kanske vi också ska stötta det?”.

Exempel på planerad budget

En del organisationer vill ha en enklare budget. Här är ett exempel på en sådan.

Resultatrapport

Resultatrapporten görs i efterhand och är en redovisning på hur det faktiskt blev, ekonomiskt sett; Hur många biljetter som såldes, vad artisterna kostade, vilka bidrag man fick osv. Som musikarrangör bör man göra en budget för varje evenemang, och sedan en sammanställning.  Gör en resultatbudget efter varje arrangemang, och sammanställ vid säsongens och/eller årets slut. Eller efter festivalens slut, om det är det man har gjort. På så sätt får man en överblick på sin ekonomi och det blir enormt mycket lättare att göra nästa planerade budget.

“I värsta fall”-budget

Det här är en budget som ni arrangörer håller för er själva. Hur gör ni om ni bara får ett av de bidragen ni tänkt söka? Eller ännu värre – inga alls? Eller, vad händer om det bara kommer hälften så många som ni räknat med? Den här budgeten är till för att ni ska se vad som är minimigränsen för vad som är möjligt för er. Det kan vara bra att ha. Men visa den absolut inte för bidragsgivarna, eftersom de då kommer att se den här budgeten som en möjlighet. Det ska den inte vara.

Om din ansökan skulle beviljas mindre pengar än det du ansökt om (det är inte helt ovanligt), är det bra att återkomma med en anpassad (reviderad) projektplan till bidragsgivaren: ”Så här mycket klarar vi att genomföra för de här pengarna.” Anpassa er inte så att ni med mindre pegnar ändå kan genomföra grundplanen ni sökte för, då detta allt som oftast innebär att ni tar av utgiftsposten som handlar om lön och gage. Mindre pengar bör betyda färre eller mindre omfattande arrangemang. Det är viktigt att informera om detta och genom att göra det hjälps vi arrangörer åt att visa bidragsgivare vad och att det faktiskt kostar att genomföra konsertprojekt och vi minimerar också risken för att projektet inte ska uppnå förväntat resultat, på grund av att det är för dåligt finansierat. Om ni står med mindre pengar än planerat är det också viktigt att ni visar upp den nya planen för bidragsgivaren så den ges en chans att tycka till om nya budgeten och projektplanen, om det känns som att den förändrar projektet markant.

Ett projektidé beviljas sällan stöd första gången man ansöker. Den gamla affärsregeln ”Det blir sällan affär före fem handslag” gäller även här. Se till att skapa en relation med bidraggivare (skicka nyhetsbrev, ring och fråga saker, be om ett möte) och visa att ni inte inte tänker ge upp för ett par avslag på vägen! Personlig kontakt skapar personligt engagemang och förtroende.

Deklaration och bokföring

I slutet av varje år ska budgeten redovisas för Skatteverket. Man kan antingen bokföra årets verksamhet själv, eller uppdra det åt en revisor utanför föreningen/arrangörsgruppen. Läs mer om deklaration på Skatteverkets hemsida. Att deklarera är ett viktigt och omfattande uppdrag, och är man inte säker på hur man ska göra är det bäst att ta hjälp. Alla ideella föreningar är dock inte skyldiga att deklarera. Ni kanske också samarbetar med en annan förening eller organistation, som tar detta ansvar för er alla. Kontakta Skatteverket om ni är osäkra.