Tidsplanering - Arrangörshandboken
När man precis har kommit på en idé är det lätt att man bara vill börja, strunta i all struktur bara slänga sig in i det och tänka att man ska göra allt på en gång. Det är bra att man tänker så! Det är också väldigt bra att strukturera upp sin tid. Då får man allt tydligt framför sig, och när det börjar bli stressigt blir det helt enkelt inte lika stressigt. Det blir också enklare att dela upp arbetet inom en grupp om man vet vad som ska göras och när det ska göras.
Börja med att skriva ner allt möjligt som ni kan komma på att ni ska göra och skriv ner det i en enda röra. Små saker som “köpa godis” till stora saker som “hyra ljudteknik” – allt! Skriv sedan ner vad ni har för tidsramar och sätt det i en tidsplan. En tidsplan kan sträcka sig över en lång period, kanske 18 månader eller mer, bara ett par dagar eller rent utav en dag. En tidsplan är ett särskilt bra redskap när många är inblandade i arrangerandet, därför att den också fungerar som en kollektiv checklista. Se till att alla vet vad de ska göra och när det ska göras.
Om man inte har arrangerat tidigare kan det vara svårt att veta vad som ska göras när. Ett bra sätt att sätta igång är att räkna bakifrån – alltså utgå ifrån arrangemangets datum och sedan fylla i allt som ni kommit på fram tills den dag det är den dag ni sitter och planerar. Många saker kan ni sedan fylla på lätt genom att ställa er lite frågor som “när vill vi börja sprida ordet om arrangemanget?” vilket också blir datumet som affischer och tryckmaterial måste vara klart. Ta sedan reda på när då materialet måste skickas till tryck osv. Plötsligt har ni flera deadlines att utgå från, vilket gör det väldigt lätt att arbeta efter, t.ex. “1 september – artisterna färdigbokade” eller “4 juli – affischer skickas till tryck” osv.
Vissa saker går att göra direkt eller väldigt tidigt (t.ex. en budget) medan andra saker måste vänta till senare (t.ex. köpa blommor). När ni har en tidsplan med deadlines att utgå ifrån, gör då en checklista över allt som ska göras, när det ska göras och vem som är ansvarig för att se till att det blir gjort. På så sätt får man enkelt en överblick över arbetet och behöver inte känna att arrangerandet är en stor massa av saker att göra, utan tydliga arbetsuppgifter som kan göras en och en. Välj också ut en som blir övergripande ansvarig, som samlar in uppdateringar från resten om att arbetet flyter på som det ska och sätt datum för check-möten, där alla involverade får information om hur det går med arrangemanget. Hur många träffar ni behöver ha och hur ofta varierar beroende på hur mycket som finns att göra.
Planera tillsammans – var ni än är
Det finns många bra digitala redskap som man med glädje ska använda sig av, t.ex. digitala kalendrar och hemsidor där man kan ladda upp dokument som flera kan få tillgång till och ändra i – vilket är super t ex när man skriver projektansökningar och gör att arbetet kan flyta på även om det inte går att sammankalla alla till möte.
Doodle – en sida där en grupp personer kan fylla i om de kan ses eller inte på föreslagna datum. Perfekt när det ska sättas nya mötestider.
Google Drive – en sida där det går att ladda upp dokument och flera kan få tillgång att ändra och kommentera i. Perfekt för projektansökningar eller för att uppdatera samtliga i arbetsgruppen om arrangemangets budget eller hur det går med artistbokningarna.
Dropbox – hemsida där det går att lagra filer och dokument som fler ska ha tillgång till. Bra t.ex. för att samla loggor genom att skapa en mapp för detta där samtliga i arbetsgruppen kan både ladda upp nya loggor och ladda ner.
Wetransfer – hemsida för uppladdning av stora filer, när det inte går att skicka på mail. Bra när artister ska skicka högupplösta bilder. Det finns även liknande sidor som Sprend (länk: http://sprend.com), men fördelen med Wetransfer är att flera kan ladda ner filen under en period, medan sprendit endast tillåter en nedladdning