Finansiering - Arrangörshandboken
En sak som är väldigt bra att ha när man ska genomföra ett arrangemang är pengar. Till musiker, teknik, mat, resor, marknadsföring, arbete osv. Det finns olika sätt att finansiera sitt arrangemang; biljettförsäljning/entréavgift, försäljning av andra saker (som öl, merchandise, kaffe osv), medlemsavgifter i förening, studiecirklar, bidrag och sponsorer är några förslag. Nedan går vi igenom några vanliga sätt att finansiera projekt.
Biljettförsälning/entréintäkter
En av de finansieringsmöjligheter man kanske först kommer att tänka på är biljettförsäljning, eller om man väljer att ta betalt i dörren. När ni uppskattar vad ni kan dra in på detta ska ni inte glömma att räkna med momsen. Dock är momsen bara 6% på biljettintäkter (2013). De sätt man kan reglera biljettintäkterna på är genom priset på biljetterna och genom antalet biljetter. Det kan vara svårt att sätta ett pris. Räkna med lite säkerhetsmarginal i budgeten och tänk in alla faktorer som påverkar biljettpriset. Grundtanken måste vara att få in tillräckligt så att budgeten hålls. Att höja biljettpriset betyder nödvändigtvis inte att man tjänar mer, det kan också göra så att det kommer färre människor till arrangemanget. Tvärtom kan ett högre pris också signalera kvalitet och i det fallet motverkar kanske ett lågt biljettpris syftet att dra mer folk. Har man artister som drar väldigt mycket folk är det så klart en lättare balans. Då kanske publiken också är beredd att betala mer. Fundera ut vilket som passar ert arrangemang bäst!
Ett sätt att höja eller säkra biljettintäkterna kan vara att sälja någon typ av säsongskort i början av säsongen som förslagsvis blir lite billigare än om man skulle ha köpt en biljett varje gång. Då är det också större chans att innehavaren av detta kort dyker upp varje gång. Kanske kan det ingå någon annan typ av förmån (tidningsprenumeration, en dryck, rabatter)?
Övrig försäljning
Man kan även sälja andra saker för att få in pengar. Till exempel merchandise som tygpåsar, pins eller liknande. På så sätt marknadsför man dessutom sitt arrangemang. Om ni arrangerar i lokal utan egen försäljning av mat och dryck kan ni även sälja t.ex. kaffe och bullar. Vill man sälja mat och/eller alkohol måste man ta kontakt med sin kommun och ansöka om serveringstillstånd. I de flesta kommuner finns något som kallas företagslots. Det är en person som jobbar med att hjälpa företag och till exempel arrangörer med just det. Kolla upp vem som är företagslots i din kommun och berätta om din idé!
Medlemsavgifter
Medlemsvärvning kan ge både ökad publik och ökade intäkter. Om man knyter medlemsskapet till någon typ av förmån; lägre inträde än icke-medlemmar, en pin eller tygpåse etc kan man locka fler att bli medlemmar. Eller så övertygar man dem bara om att det är värt att vara med bara för att stötta verksamheten! Under konserten (i dörren, vid konsertpresentationen etc) kan ni sedan påminna publiken om att bli medlemmar. Att ha medlemmar är ett sätt att få publiken att känna engagemang och tillhörighet med klubben som i sin tur leder till att ordet om klubbens arrangemang sprider sig. Ni kan också välja att knyta era medlemmar till en maillista, så att ni lätt kan sprida ut information om konserter och erbjudanden. Ett bra program för nyhetsmail är Mailchimp. Där kan man enkelt sätta ihop snygga mail och även koppla det till sina sociala medier så att folk enkelt kan skriva upp sig på listan. Dessutom får man se statistik över vilka som öppnar mailet, om de klickat på länkar osv.
Studiecirklar
Det finns många studieförbund i Sverige med olika inriktningar. De flesta fungerar så att om ni ordnar en studiecirkel kan studieförbundet hjälpa till på olika sätt. Det kan vara projektstöd, teknikutlåning, försäkringar eller affisch-tryck till exempel. Se vilken som passar er bäst!
Det finns 10 studieförbund i Sverige som alla har olika profil. Kammarmusikförbundet, Svensk Jazz, RFoD, Sveriges Körförbund och Sveriges Orkesterförbund äger tillsammans med 9 andra kulturorganisationer Kulturens Bildningsverksamhet – studieförbundet för kultur.
ABF är sprunget ur arbetarrörelsen, Folkuniversitetet ur universitetens studerandeföreningar, Ibn Rushd ur den muslimska rörelsen, NBV ur nykterhetsrörelsen, Sensus ur den kristna kyrkan, Studiefrämjandet ur frilufts- och miljörörelsen, Studieförbundet Bilda ur den frikyrkliga rörelsen, Studieförbundet Vuxenskolan ur landsbygdsrörelsen och Medborgarskolan grundades av dåvarande Högerpartiet.
Bidrag
Det finns massor av olika bidrag man kan söka, och alla instanser har olika krav på vem som kan söka, hur man ska söka, vilka delar av verksamheten man kan söka för, när man kan söka osv. Man får helt enkelt läsa sig fram till vilka som passar. Att söka bidrag kan kännas som en ganska omfattande uppgift, men det är värt tiden och när man väl har gjort en ansökan är det inte så svårt att ta sig an nästa.
Statligt arrangörsstöd
Statliga arrangörstöd söker ni via er riksorganisation (är ni inte medlemmar i något riksförbund – kolla in vilka de är på Mais hemsida eller direkt från Statens Kulturråd.
De viktigaste kriterierna för att få statligt arrangörstöd är att er verksamhet är kontinuerlig, att ni anlitar professionella musiker och att ni även har kommunalt och/eller regionalt stöd. Läs mer om de statliga arrangörsstöden på Statens Kulturråd. Då ansökan till Kulturrådet är omfattande finns det också organistatoner som hjälper mindre arrangörer med att göra den i utbyte mot medlemskap. En sådan organisation är Svensk Jazz, som riktar sig till jazzarrangörer eller arrangörer som arbetar med närliggande musik, som gör ansökan till Kulturrådet och låter sina medlemmar skicka in mindre omfattande ansökningar som stödet som delas ut baseras på. Kolla vilken riksorganisation som passar er bäst på Mais hemsida.
Kommunalt och regionalt stöd
Vilka kultur-, projekt- och/eller verksamhetsstöd finns i din kommun? Gå in på kommunens och regionens hemsida och sondera terrängen. Oftast finns de presenterade under rubriker som Kultur och fritid eller kulturförvaltningen, men det ser lite olika ut från kommun till kommun. Ring och fråga via växelnumret om du inte hittar. Stöd från olika EU-fonder är också ofta organiserade via regioner och landsting.
Länsmusiken
Din länsmusikorganisation kan vara en lämplig samarbetspart då de ofta vill bidra genom att betala en del av gage och också kan hjälpa till med utbetalningar.
Andra statliga stöd
Man kan även söka stöd för samarbetsprojekt från Statens Musikverk och Kulturbryggan. Ungdomsstyrelsen ger stöd till projekt och verksamheter för och med ungdomar samt verksamhet med tydlig profil. Se mer på deras hemsida.
Andra bidragsgivare
LEADER (ett EU-bidrag för att utveckla landsbygden)
Olika banker (de har ofta kulturpengar)
Helge Ax:son Johnssons Stiftelse
Här har Kulturrådet gjort sin lista av andra bidragsgivare
Sponsorer
Inom idrottsvärlden har sponsring varit en självklar del av ett arrangemang och vi musikarrangörer bör låta oss bli inspirerade av detta. Inom sponring finns det oftast inga regler att följa. Vissa stora företag har formulär man kan fylla i för att söka sponsring men hos de flesta gäller det helt enkelt att få dem att vilja sponsra. Tänk efter – vad har ni som de vill ha? En gemensam målgrupp, en ny målgrupp, liknande mål eller ideal? Ni kanske har en publik som de gärna vill åt men inte vet hur de ska nå? Man kan söka sponsring på alla möjliga sätt, det är bara fantasin som sätter gränserna.
Några förslag på sponsring
- Produkter. Arrangören får saker som företaget tillverkar, till exempel mat till artisterna eller instrument, tryckmaterial
- Tjänster. Till exempel arbetskraft, hjälp med avfallshantering m.m.
- Marknadsföring. Hjälp att sprida info via deras kanaler
- Finansiering. Företaget betalar för att de t.ex. får synas på arrangemangen, ordnar en VIP-kväll för företagets anställda eller håller föreläsning om projektet.
Vissa företag vill bara visa lite “goodwill” och beredd att gå in med lite pengar utan att vilja ha något tillbaka.
Som sagt – inga regler, inga gränser. Men kom ihåg att hela tiden ställa frågan; vad vinner min sponsor på detta? Tänk inte på sponsringen som att de som går in och sponsrar gör er en tjänst, utan tänk på det som ett samarbete. Ni gör ett utbyte som är värdefulla för båda parter.
Andra samarbeten
Det är inte bara samarbeten som ger rena pengar som är värdefulla, utan även samarbeten som gör att ni sparar in på utgifter. Se efter om ni kan samarbeta med liknande föreningar eller föreningar som ligger i er ort. De kanske har ett trumset ni kan samsas om eller kan ha med era arrangemang i sitt program mot att ni berättar om deras verksamhet under era arrangemang? Ju fler samarbeten desto mindre kostnader och ni har råd att göra fler arrangemang eller utöka de ni har.
Redovisning
Bidragsgivare har ofta en mall för hur de vill att ni ska redovisa ert projekt i text, siffror och bild/film. Se till att ni vet hur ni ska redovisa projektet redan innan det startar. Ta för vana att alltid samla in siffror om biljettintäkter, antal besökare (hur många var kvinnor/män, åldrar, etc) och skriv lite anteckningar om varje avslutat arrangemang. Även om inte en bidragsgivare, sponsor eller samarbetspartner har bett om en redovisning ger det ett enormt proffsigt intryck att kunna ge detta, vilket leder till ökat och fortsatt förtroende.