Innan

Bokning - Arrangörshandboken

Det finns många olika sätt att tänka när man väljer vilka artister man vill boka, och det går inte att säga “så här ska man göra”. Det finns inget rätt eller fel, utan allt handlar om vad olika arrangörer vill och vad de har för mål med det de vill göra. Men det finns vissa saker man kan fundera på för att underlätta, och det finns vissa ansvar som ligger på arrangörer och som bör tas på största allvar. Det är viktigt att våga bredda sin syn, se sitt arrangemang utifrån och utvecklas för att nå ny publik. För att kunna göra det gäller det att först stapla ner vad just ert arrangemang handlar om och vill vara. Några saker som är bra att fundera på ganska tidigt i processen är målgrupp, genre och profil.

Målgrupp, genre och profil

Ibland kan det vara arrangören i sig som drar publik och kännetecknar klubben. Då har folk så stort förtroende för att det som bokas in är bra så att de kommer när de ser vem som är arrangör. Ett väl utfört arbete med profilering och bokning kan leda till att man blir en sådan arrangör.

Det är viktigt att tänka igenom det här på samma sätt som det är viktigt att bestämma vilka artister man vill boka. Har man en väldigt tydlig profil i vilken musik man bokar kanske man inte behöver lägga ner lika mycket krut på hur det känns och ser ut, och har man en större genrebredd kan det vara bra att lägga ner mer tid på att profilera sig vad gäller hur det känns och ser ut. Lägger man energi på att det ska låta bra, se bra ut och kännas bra är det dock större chans för dundersuccé!

Målgrupp

Gör klart för er vilken målgrupp ni har. Det kan vara en viss åldersgrupp, en grupp människor som intresserar sig för en viss sak, människor med en viss livsstil, politisk åsikt eller ett yrke osv. Det spelar ingen roll vilken det är, det viktiga är att ni har klart för er vilka ni vill nå. Det har mycket att göra med marknadsföring men det hänger också ihop med vilka artister ni bokar. Vill ni nå en viss grupp med era arrangemang får ni sätta er in i vad den gruppen lyssnar på. Ni måste inte nödvändigtvis boka in just de artister som gruppen känner till utan kan också boka in artister som har samma genre eller som angränsar till genren de gillar. Ofta tänker man kanske att ens målgrupp är “alla”, och det är ju trevligt om alla kommer, såklart. Men det kan vara bra att specifiera ändå, när man tänker PR och marknadsföring. Om man satsar för brett finns risken att ingen känner sig speciellt inbjuden eller utvald.

Genre

Tänk efter vad det är för arrangemang ni vill göra och vad ni vill bli definierade som. Är ni en jazzklubb, en kammarmusikfestival, en metal-klubb, en festival för att samla in pengar till något visst ändamål eller är det helt genrelöst för att sysselsätta en viss grupp eller kanske en hel ort? Är man arrangör på mindre ort kanske det går bra att arbeta helt utan profil eller genre, men arrangerar man på större ort eller vill dra publik från större delar av landet kan det vara bra att specificera sig på något sätt och hitta en röd tråd.

Väljer man att arrangera inom en viss genre, låt oss säga att man vill starta en metal-klubb, bokar man antagligen främst metal-band. Väljer man att göra en klubb med helt olika stilar varje gång kan det vara bra att då gå hela vägen med det valet och verkligen stå för att det är en blandad klubb genom att bredda sig och ge publiken smakprov på de olika genrerna ni valt. Om den röda tråden inte ligger i musiken är det viktigt att man ser till att lägga den någon annanstans. Läs mer om detta under Profil här nedan.

Profil

En profil eller ett koncept vad gäller arrangemang är väldigt många olika saker och kan uppfattas som lite luddigt om man inte är van vid att tänka i de banorna. Man kan förklara det som arrangemangets “personlighet”.

Det är hur arrangemanget ser ut; grafisk profil, (tryckmaterial, hemsida t.ex.), framtoning på sociala medier, foton innan, under och efter arrangemanget, hur det ser ut på plats med inredning, ljus, pynt osv.

Det är hur det känns; Bemötande av arrangörer innan arrangemanget dvs hur man kommunicerar i media och med sociala medier, bemötande av arrangörer och konsertvärdar när man är på arrangemanget och hela stämningen på plats.

Slutligen är det hur det låter det vill säga vilken musik man väljer att boka och hur det låter på arrangemanget när det inte är konsert (är det tyst, spelar en annan artist, finns det en DJ, är det fågelkvitter i skogen eller helt enkelt bara någons spellista?).

Det är viktigt att tänka igenom det här på samma sätt som det är viktigt att bestämma vilka artister man vill boka. Har man en väldigt tydlig profil i vilken musik man bokar kanske man inte behöver lägga ner lika mycket krut på hur det känns och ser ut, och har man en större genrebredd kan det vara bra att lägga ner mer tid på att profilera sig vad gäller hur det känns och ser ut. Lägger man energi på att det ska se bra ut, kännas bra och låta bra är det dock större chans för dundersuccé!

Ansvar

Musikyrket är ett av de minst jämställda yrkena i Sverige och samtidigt ett av de som syns mest. Därför är det viktigt att tänka på när man bokar. Läs mer om ansvar här.

Förhandling med artisten

Att värdera en konstnärlig prestation i pengar är i stort sett omöjligt. När man förhandlar gage med en artist är det dock just detta man gör, och det kan påverka relationen artist och arrangör emellan, både positivt och negativt, så därför är det viktigt att man vet vad man gör. Här kommer några tips på hur man kan tänka kring förhandling.

Gage

Att komma överens om gage är en diskussion som ofta ses som obekväm av såväl den som ska betala som för den som ska ha betalt. Det kan lätt bli missförstånd på grund av detta och ett vanligt sådant är att artisten i arrangörens ögon alltid vill ha överbetalt och artisten i sin tur tror att arrangören alltid vill betala för lite. Det är viktigt att vi kommer bort från detta sätt att tänka och bästa sättet är tydlighet och ärlighet – från start. Det finns två sätt att börja på; antingen kommer ni med ett förslag om gage, eller så frågar ni artisten hur mycket den vill ha. Båda har fördelar och nackdelar. Vet ni att ni har en viss summa, och att ni varken kan höja den eller vill sänka den är det bara att föreslå den direkt och sen vänta på att artisten accepterar eller motsätter sig. Ni kan också fråga artisten hur mycket den vill ha betalt, och sedan utgå från den summan. Tänk på att betala “så bra ni kan”. Bestäm er minimisumma per musiker innan ni kontaktar musiker överhuvudtaget så att förhandligen kan gå fort och försök att aldrig underskrida den summa ni bestämmer er för. Använd gärna Musikerförbundets riksminimitariff som riktmärke! Arrangörer, musiker och organisationer bör tillsammans sträva efter ett bra arbetsklimat och bra arbetsvillkor för alla kulturskapare och om vi arrangörer ser till att betala bra sänder det en signal till politikerna om hur mycket pengar de behöver ge till kulturen i Sverige. Vi jobbar alla tillsammans för att förstärka livemusikens betydelse.

Något som är smart inför att boka en artist och förhandla om gage är också att kolla upp om det finns något som gör det fördelaktigt för artisten att spela hos just er – som kan hålla ner kostnaderna. Är artisten på turné och kan passera er, så att resekostnaderna sänks? Passar er klubbprofil in perfekt med artistens, eller till och med förstärker artistens egen profil, så att det kan värderas in i förhandlingen? Se dock till att aldrig få det att framstå som att ni “gör artisten en tjänst” genom att boka in dem. Det är ett tråkigt maktspel som inga artister blir glada av. Många arrangörer får ganska fort många mail och påringningar från artister som vill komma och spela. Se till att alltid vara trevlig mot dem som vill spela, även om ni är en populär arrangör.

Vill ni spela?

Fråga först och främst om artisten är intresserad av att spela hos er. Försök göra så att artisten blir sugen på att komma och spela hos er, vare sig ni har pengar eller inte! En god intställning och lust är alltid bra inför gageförhandlingen.

Var noga med att visa att du är tacksam för att de kommer och var väldigt tydlig med att ni i första mailet kollar möjligheter för konsert (datum, pris osv) så att ni inte råkar lova artisten något så att den tror att den är bokad eller lovad något, om den inte är det.

Datum

Försök att så fort som möjligt komma fram till förslag på när artisten ska komma och spela. Vet ni redan vilka datum som är möjliga är det bra att föreslå dem direkt i första mailet. Vill ni vänta och se när det passar dem frågar ni det tidigt i konversationen. Se till att vara väldigt tydliga med vilket datum det till slut blir, så att inga missförstånd uppstår.

Att få gage utbetalt som lön eller mot faktura

Viktigt när ni förhandlar om gage är att bestämma om gaget ska betalas ut som lön eller mot faktura. Om artisten vill ha utbetalt i lön kan det vara önskvärt för arrangören att samarbeta med någon organisation eller förening som redan jobbar med löneutbetalning då detta kräver en del extrajobb. Läs mer om hur man betalar ut som lön på Skatteverkets hemsida. Det är alltid att föredra att det betalas ut mot faktura då det kräver mindre jobb från arrangören. Antingen kan man betala ut allt i en klumpsumma, även om det är flera musiker, eller så kan en betala till var och en. Om en av musikerna inte har företag kan hen antingen be någon av de andra i bandet/musikgruppen att fakturera åt en, eller så kan hen använda sig av en faktureringsfirma, vilket kan vara bra om arrangören tipsar om. Här kommer några förslag på företag som arbetar med fakturering:

Carlsson Nöje

Musikerförbundet via AMA

Läs mer i avsnittet om betalning.

Moms

En viktig sak som är lätt att glömma när ni förhandlar om gage är skatter och moms. För en arrangör som själv arbetar med detta och är momsregistrerad är det inga problem, men för ideella föreningar som inte hanterar moms blir detta en extra kostnad. Om artisten är bosatt i Sverige och fakturerar själv är det ingen extra skatt eller moms, men om artisten är bosatt utanför Sverige tillkommer skatt för detta och om artisten bokas genom ett bokningsbolag eller fakturerar genom faktureringbolag tillkommer moms. Det är viktigt att i förhandlingen göra upp om dessa extra kostnader och som arrangör kan det vara bra att hela tiden skriva “inkl moms” på gageförslag, för att undvika missförstånd. Skriver man ingenting kommer artisten förutsätta att det handlar om gage exklusive moms, vilket alltså kan bli en extrakostnad som inte var inräknad i budget. Läs mer om moms på Skatteverkets hemsida.

Övriga villkor

Se till att vara tydlig med vad artistens uppdrag är. Speltid osv är viktigt att ta med.

Fler tips

  • Prata med andra arrangörer om hur de brukar tänka, dela med er av erfarenheter.
  • Tänk på att artister ofta känner varandra och även de delar med sig av erfarenheter. Det kan uppstå mycket märkliga situationer om ni bokar in artist 1 för en summa och en helt annan summa för artist 2. Se alltid till att ha bra argument för gagesättning.
  • Var inte rädd för att ta upp diskussionen om pengar, ju fortare den är avklarad ju tidigare kan ni fokusera på det roliga.
  • Ett pris i en artistfolder är oftast förhandlingsbart, så även ett förstaförslag från en bokare/agent
  • Reagera inte spontant på ett gageförslag från artisten/agenten (t.ex. “Billigt!”, “Dyrt!”)
  • Kändast artist är inte alltid dyrast
  • Utgå från att agenter och bokare räknar med prutmån
  • Berätta om arrangörens ekonomiska ramar om du vill, men klaga inte!
  • Jämför aldrig med andra artister, men bestäm redan i förväg vad ni har för ramar att hålla er inom

När ni kommit överens om datum, pris och arbetsuppgift är det bra att skicka en sammanfattning på vad ni bestämt. Ett exempel:

Ni spelar alltså på X-klubben den 23 oktober klockan 21.00

Gage: 10 000 på faktura inkl moms + reseersättning, mat och dryck

OBS! Se alltid till att få en bekräftelse på ovan information. Genom detta får ni en skrifitlig överenskommelse. Sedan skickar ni även ett kontrakt.

Bokare/agent eller direktkontakt med artisten

Artister jobbar på olika sätt kring sina spelningar. Vissa sköter själva kontakten med arrangören, både vad gäller förhandlingar och vad gäller information om tider osv. Vissa artister har en manager, agent eller en bokare (nedan kallad “agent”). Det man behöver tänka på när man pratar med agenter är att de också får betalt. Man får alltså vara beredd på att betala ett högre gage när en agent är inblandad, men viktigt att komma ihåg är att även en artistbokare förstår sig på att olika arrangörer har olika ekonomiska förutsättningar. Viktigt är att aldrig gå “bakom ryggen” på agenten och försöka förhandla med artisten, trots att den har hänvisat till sin bokare. Vill artisten gå genom sin bokare är det så det ska göras och oftast brukar denna kontakt fungera väldigt smidigt och professionellt.

Kontrakt

Att skriva kontrakt är värdefullt både för arrangör och artist. På så sätt minimeras risken för jobbiga situationer som t.ex. oförutsedda utgifter så som en resa som blev dyrare än tänkt, en parkeringsbot eller annat. Se till att ha allt på papper. Skriv fysiska kontrakt som skickas ut via post i god tid före arrangemang. Men se också till att få godkännande på vilken deal ni har, tider osv, på mail – se till att artisten konfirmerar med ett OK. Låt ingen konversation stå ouppklarad då det kan leda till missförstånd och onödiga diskussioner. Det bör finnas skriftliga avtal mellan arrangören och alla samarbetspartners, sponsorer och artister.

Överenskommelsen mellan er som arrangörer och artisten har juridisk giltighet om ni kommit överens om:

  • När artisten ska framträda
  • Var artisten ska framträda
  • Hur ersättningen för framträdandet ser ut (gage osv)

Överenskommelsen gäller i princip även om den inte finns formulerad och underskriven på papper. Ett mail där allt detta står räknas till exempel också som en överenskommelse, juridiskt sett. Men skulle ni hamna i någon slags juridisk tvist är ett kontrakt starkare och det är också ett bra och tydligt sätt att bekräfta hur ert samarbete ska se ut.

Kontraktexempel och mallar

Exempel på kontrakt för fysisk person finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.

Exempel på kontrakt för bolag/firma med F-skattsedel finns här  och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.