Betalning - Arrangörshandboken
Lön eller faktura
När ni engagerar en artist, så finns det två sätt att betala ut ersättning: Som lön eller mot faktura.
Om artisten INTE arbetar genom någon firma eller förening, så betalar ni som arrangörer lön till artisten och blir därmed artistens arbetsgivare. Men många artister driver sin verksamhet genom ett företag, och i de fall blir ni istället kund hos artisten och får då en faktura att betala av artisten.
Man måste alltid vara tydlig med huruvida artistens gage ska betalas ut som lön eller mot faktura. Artisten och arrangören kommer överens om detta och anger i kontraktet vilket det ska bli. Viktigt när ni förhandlar om gage är att bestämma om gaget ska betalas ut som lön eller mot faktura. Om artisten vill ha utbetalt i lön kan det vara önskvärt för arrangören att samarbeta med någon organisation eller förening som redan jobbar med löneutbetalning då detta kräver en del extrajobb.
Faktura
Om artisten, eller artistens firma, är godkänd för F-skatt (dvs har ett företag/en firma), kan arrangören betala ut ersättningen mot faktura. Det är viktigt att man pratar om bruttosumman (alltså den totala summan, inklusive skatter, sociala avgifter/egenavgifter osv) redan från början genom att prata om gage INKLUSIVE skatter/moms och sociala avgifter, så att inga missförstånd uppstår och kostnaderna ökar. Då skickar artisten, efter utfört uppdrag, en faktura till arrangören och arrangören betalar överenskommen summa till artistens bank- eller plusgiro.
Eftersom musikframträdanden är momsfria behöver man inte lägga på någon moms. Undantaget är om man har bokat en artist via ett produktionsbolag/bokningsbolag. Deras arbete är tyvärr inte momsbefriat, vilket höjer summan. Har man, som arrangör, en momsregistrerad verksamhet spelar det ingen roll eftersom man då kan kvitta sina momskostnader mot den moms man fått in i företaget, men om man har en momsbefriad verksamhet, t.ex. en ideell förening. blir momsen en kostnad. Det är därför viktigt även här att prata om gager INKLUSIVE skatter/moms och sociala avgifter och se till att ha detta på papper då det är en lätt sak att glömma bort. Läs mer om detta på Skatteverkets hemsida.
Vad ska stå på fakturan?
- En faktura skall uppfylla vissa villkor för att kunna fungera just som faktura, och helt undanta arrangören från arbetsgivaransvar.
- Dessa saker måste stå med på en faktura
- Att firman är godkänd för F-skatt (t.ex. ”Godkänd för F-skatt” eller ”Har F-skatt”)
- Organisationsnummer
- Ett löpnummer (t.ex. “Fakturanr. 3”)
- Faktureringsadress
Andra regler kring fakturor
• Om fakturan kommer från ett bolag som ägs av någon av de medverkande artisterna skall ingen moms debiteras (som nämnt ovan).
• Om fakturan däremot kommer från ett bolag eller en organisation som ingen av de medverkande artisterna äger eller har något inflytande över (produktionsbolag eller bokningsbolag), skall moms debiteras.
Det är inte bra att växla mellan att anställa en artist på tjänst (lön) och att engagera den på faktura. Man bör åtminstone inte göra det under samma kalenderår, eftersom det kan finnas en risk att även det fakturerade beloppet betraktas som lön.
Det är alltid att föredra att betala mot faktura då det kräver mindre jobb för arrangören. Antingen kan man betala ut allt i en klumpsumma, även om det är flera musiker, eller så kan man betala till var och en. Om en av musikerna inte har företag kan hen antingen be någon av de andra i bandet/musikgruppen att fakturera åt en, eller så kan hen använda sig av en faktureringsfirma, vilket kan vara bra om arrangören tipsar om. Här kommer några förslag på företag som arbetar med fakturering:
Se exempel på faktura med moms här
Se exempel på faktura utan moms här
Lön
Om man väljer att, eller om situationen kräver att man måste, betala ut gaget som lön måste man först anmäla sig som arbetsgivare hos Skatteverket. När man är arbetsgivare är man skyldig att betala in sina anställdas sociala avgifter och skatt till Skatteverket. Man ska regelbundet skicka in en arbetsgivardeklaration och redogöra för Skatteverket hur mycket man har betalt in som lön. Dessutom är arrangören i detta fall ansvarig för de anställdas försäkring. Man kan dock be artister som inte har företag att ändå fakturera, eftersom det finns olika företag som erbjuder faktureringstjänster. Artisten kan alltså fakturera via de företagen. I stycket ovan finns två exempel på sådana företag, som passar musikers speciella moms-situation.
Att anlita artister som bor i utlandet
Arbetstillstånd
För utländska medborgare utanför EU/EES-stater är arrangören ansvarig för att arbetstillstånd finns. Sök arbetstillstånd i god tid, eftersom handläggningstiden är upp till tre månader. Det är nödvändigt att kunna bifoga ett kontrakt.
Arbetstillstånd sökes genom Migrationsverket. På deras hemsida finns ett särskilt avsnitt om arbetstillstånd för artister. Vissa större arrangörer behöver inte ordna arbetstillstånd för kortare engagemang, men det gäller endast arrangörer som finns upptagna på Migrationsverkets lista (som också finns på hemsidan.)
Moms för artister bosatta i utlandet
Att uppträda som artist är som sagt momsfritt, men det finns ett undantag för utländska artister, då det tillkommer en “utlandsmoms” som 2013 ligger på 15%. Läs mer om detta på Skatteverkets hemsida. Viktigt att räkna med denna kostnad i budgeten!
Svarta pengar
Det är olagligt att betala svart och ansvaret för att betala svarta pengar faller på arrangören. Att inte dra skatt och inte heller betala arbetsgivaravgifter är faktiskt straffbelagt i större utsträckning än om artisten inte tar upp inkomsten i sin deklaration.
Endast en faktura med organisationsnummer och uppgift om att firman/bolaget är godkänd för F-skatt, fritar arrangören från skyldigheten att dra skatt och betala arbetsgivaravgifter. Som arrangör undviker du alltså att hamna i en obehaglig situation genom att se till att dina engagerade artister får betalt mot faktura.
Kontrakt
Att skriva kontrakt är värdefullt både för arrangör och artist. På så sätt minimeras risken för jobbiga situationer som t.ex. oförutsedda utgifter så som en resa som blev dyrare än tänkt, en parkeringsbot eller annat. Se till att ha allt på papper. Skriv fysiska kontrakt som skickas ut via post i god tid före arrangemang. Men se också till att få godkännande på vilken deal ni har, tider osv, på mail – se till att artisten konfirmerar med ett OK. Låt ingen konversation stå ouppklarad då det kan leda till missförstånd och onödiga diskussioner. Det bör finnas skriftliga avtal mellan arrangören och alla samarbetspartners, sponsorer och artister.
Överenskommelsen mellan er som arrangörer och artisten har juridisk giltighet om ni kommit överens om:
- När artisten ska framträda
- Var artisten ska framträda
- Hur ersättningen för framträdandet ser ut (gage osv)
Överenskommelsen gäller i princip även om den inte finns formulerad och underskriven på papper. Ett mail där allt detta står räknas till exempel också som en överenskommelse, juridiskt sett. Men skulle ni hamna i någon slags juridisk tvist är ett kontrakt starkare och det är också ett bra och tydligt sätt att bekräfta hur ert samarbete ska se ut.
Kontraktexempel och mallar
Exempel på kontrakt för fysisk person finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.
Exempel på kontrakt för bolag/firma med F-skattsedel finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.