Innan

Ansvar - Arrangörshandboken

Att vara musikarrangör är en fantastisk möjlighet att få skapa en mötesplats, detta genom att presentera musik som får en publik att samlas. Eftersom det är musikarrangören som bestämmer hur denna mötesplats ska se ut läggs automatiskt ett ansvar i musikarrangörens händer – ett ansvar både säkerhetsmässigt och gentemot samhället vi lever i. Arrangörer ska genomgående i sin verksamhet arbeta antirasistiskt, icke-diskriminerande, för ett jämställt samhälle och se till att arrangemanget är inbjudande och välkomnande för alla, med en god tillgänglighet.

Att arbeta icke-diskriminerande

Som arrangörer har vi möjlighet och makt att vara med och förändra och visa den värld och musikscen vi önskar se, men självklart kan det vara svårt att veta exakt hur en ska gå tillväga. Ett stort problem idag är att musikscenen presenterar ett väldigt mansdominerat utbud med förklaring att det inte finns så många kvinnliga musiker att boka in på sina arrangemang. Detta är en dålig ursäkt och genom att bortförklara sig med denna ursäkt upprätthåller och uppmuntrar vi bilden av att musik är för män. Det är istället vårt ansvar som arrangörer att vända på den här trenden. Det behövs fler förebilder, både bland musiker och bland arrangörer som vågar ta detta ansvar. Dessutom uppskattar publiken, och bidragsgivarna, ett mångsidigt program och genom ett aktivt icke-diskriminerande arbete kommer arrangemangen bli mer lyckade och uppskattade.

Det finns många som arbetar för att skapa en icke-diskriminerande musikscen och dessutom gärna hjälper arrangörer med tips på musiker, föreläsningar med mera. Rättviseförmedlingen är t ex en organisation som genom efterlysningar på sociala medier hjälper till att hitta det som en saknar. Här följer tips på några fler organisationer som på olika sätt arbetar för en mer icke-diskriminerande musikscen. Hör av er till dem och fråga om de vill hjälpa er!

Impra
Ladyfest
Rättviseförmedlingen
Jämställd festival
Kvast
Popkollo

Arbetar ni också för jämställdhet och gärna vill hjälpa andra med tips och idéer? Maila info@mais.se så kommer ni med på listan ovan och ger andra möjlighet att kontakta er.

Miljö

Som arrangör, och kanske framför allt om du arrangerar utomhusevenemang, har du ett ansvar gentemot miljön. Ställ krav på era samarbetspartners! Prata med era krögare och hör efter vilka råvaror som används så att ni kan erbjuda ekologisk mat, leta upp ekologiska och/eller rättvisemärkta alternativ till det ni tänkt sälja, köp stora förpackningar råvaror istället för många små, se över vilka rengöringsmedel som används, tydliggör för publiken hur de kan ta sig kollektivt till arrangemanget eller till exempel uppmana dem att cykla eller gå, gör det enkelt för besökarna att sopsortera (Kontakta Pantamera för hjälp med panten!), tryck ekologiska tygpåsar, låt inte fordon stå på tomgång i onödan med mera. Beroende på omständigheterna går det att påverka olika mycket. Ställ frågor kring detta varje gång ni inleder ett nytt samarbete så att ni tillsammans kan göra förbättringar. Fundera på vilka områden ni kan förbättra på just ert arrangemang.

Arbetsmiljö

Som arrangör skapar man faktiskt artistens arbetsmiljö. Det är viktigt att respektera den och se till att alla utrymmen är säkra, fräscha och inbjudande. (mer om detta under Att ta hand om artisten. Det är ju även arrangörens arbetsplats under kvällen och ett enkelt sätt att förstå om arbetsmiljön är bra nog för artisten är att fundera på om det känns som en arbetsplats bra nog för en själv att vistas i under största delen av sin arbetstid. (Det kanske bara är en kväll i månaden för arrangören, men kan mycket väl vara varje kväll för en artist).

Se till exempel till att avståndet att bära instrument och utrustning är så kort som möjligt, för att minska fysiskt slitage. Tänk efter vad arbetsgivare på andra arbetsplatser tänker på och använd er av det när ni tar emot artister.

En glad och trygg artist gör ett bättre framträdande, vilket i sin tur ger en gladare publik. En glad publik tar med sig sina vänner till nästa arrangemang och ryktet sprids om det man gör och då kommer mer publik! Är man riktigt bra på att ta hand om artisten kanske hen till och med pratar med sina musikervänner om vilket trevligt ställe de har spelat på, så att de också blir sugna på att komma dit och spela. Detta leder till att arrangemangemanget blir bättre och ger långsiktigt ett ökat förtroende som arrangör, både gentemot artist, publik och finansiärer.

Publik

Arrangören har ansvar för att ingen i publiken skadas, och att publiken får en god musikupplevelse. Det är dig publiken vänder sig till vid frågor om säkerhet och om något skulle inträffa och därför ska du veta var nödutgångar finns, och se till att de inte blockeras. Vid mindre arrangemang där du hyr in dig i en befintlig lokal vänder du dig till den som har hand om lokalen vad som gäller där. Är det ett stort arrangemang kan det även finnas lagliga krav på vakter. Hör efter med polisen i din kommun om vad du behöver.

Det är även arrangörens ansvar att publiken trivs och se till att de tycker att det är ett trevligt arrangemang.

Bidragsgivare

Mot eventuella bidragsgivare har arrangören ett ansvar. Naturligtvis vill bidragsgivarna ha många och bra evenemang, men också oftast en rapport om verksamheten. Varje bidragsgivare har olika regler för detta. Det står oftast på deras hemsidor hur de vill att man ska redovisa. Gemensamt för de flesta är att de vill ha sin logga på hemsidor och i allt tryckt material och att de önskar någon form av skriftlig redovisning samt ekonomiredogörelse efter avslutat arrangemang. Ta för vana att alltid samla in publiksiffor, hålla koll på hur den var fördelad mellan olika åldrar och kön samt tänk på att spara kvitton för alla inköp som görs!

Sponsorer

Oftast gör man en överenskommelse med sin sponsor om vad denne vill ha i utbyte mot det den sponsrar arrangemanget med (pengar, tjänster, varor t.ex). Det kan till exempel vara att ha med sin logga i programmet, att nämna företaget under sin muntliga presentation innan konserten eller att ställa upp en skylt under arrangemanget. Glöm inte bort att göra det som ni kommit överens om. En glad sponsor är en bra sponsor!

Försäkringar

Arrangören står som ansvarig för eventuella olycksfall på spelplatsen där engagerad artist är inblandad. Det är oklart om detta gäller resa till och från enstaka engagemang. En ideell förening kan teckna föreningsförsäkring, även om det blivit svårare att hitta ett försäkringsbolag som erbjuder sådana. Studieförbund och riksorganisationer kan ha tecknat försäkringar som gäller även för er som arrangörer. Kolla med dem.

Vad gäller instrument som artisterna har med sig, är artisten ansvarig för dessa. Arrangören bör ändå ha en försäkring för att fånga upp eventuella skador. Alternativt klargöra för artisten (t.ex. i kontrakt) att denne får stå för instrumentförsäkring själv. Skriv alltid med i kontrakt vem som ansvarar för vad, så att eventuella tvister undvikes.

Tillstånd

Om man i samband med arrangemanget vill sälja mat eller alkohol måste man ha vissa tillstånd. I de flesta kommuner finns något som heter företagslots. De finns för att hjälpa olika föreningar och företag med att få en överblick av vilka tillstånd de behöver, vilka blanketter som ska fyllas i och vem man behöver kontakta. Lite som en mentor som hjälper en genom tillståndsdjungeln.

Polis och brandmyndighet

Som arrangör behöver man ibland kontakta polis- och brandmyndigheten. De flesta evenemang behöver tillstånd från polis för att få genomföras. Alla utomhusevenemang, och i regel alla inomhusevenemang som inte äger rum i redan etablerade konsertlokaler behöver tillstånd från polis- och brandmyndighet. Kolla upp med hyresvärden vilka tillstånd som redan finns och vilka du själv behöver ordna. OBS! Det finns undantagsfall och det ligger på ditt ansvar att kolla upp med hyresvärden om det behövs polistillstånd. Polisen kontaktar brandmyndigheten för yttrande.

I polistillståndet anges vem som formellt är arrangör, och vilka villkor som gäller för att få genomföra evenemanget (maxantal i publik och på scen, antal ordningsvakter och liknande). Polistillstånd sökes hos närmsta polismyndighet. Tillståndet skall kunna visas upp vid konserten.

Upphovsrätt och Stim

Upphovsrättslagen (URL) innebär att arrangören har en hel del skyldigheter både mot artister, tonsättare, författare, fotografer och förlag.

För att få framföra musik på sitt arrangemang måste man ha en licens från Stim. Vanligast är att beställa en licens som gäller för både livemusik och bakgrundsmusik (alltså musik som spelas från exempelvis en skiva eller en spellista på en dator). Utöver själva licensen är arrangören skyldig att skicka in en musikrapportering efter varje arrangemang, där man berättar vilken musik som framförts och vem som har skrivit den.

Läs mer och beställ licens på Stims hemsida.

Om du håller i ett arrangemang på ett ställe som vanligtvis anordnar konserter i egen regi är det möjligt att de har en fast avgift som täcker även ditt arrangemang. Hör med din hyresvärd eller någon av dina samarbetspartners.

Betalningar

Ett bra rykte kräver tålamod och ihärdigt arbete och ett dåligt rykte kan skapas på en dag. Att hantera andras pengar på ett respektlöst sätt är den vanligaste anledningen till dåligt rykte, vilket är en arrangörs värsta fiende. Det är därför väldigt viktigt att alla som ska få betalt får det i tid. Gager till artisterna, betalning till grafiska formgivare osv. Läs mer om betalning här. Ett arrangemang är aldrig över förrän allt är uppgjort och klart, vilket betyder att ju snabbare du är på att betala dina artister efter avslutad arrangemang, ju tidigare kan du få känna att du kan checka av detta arrangemang och helt fokusera på nästa.

Kontrakt

Att skriva kontrakt är värdefullt både för arrangör och artist. På så sätt minimeras risken för jobbiga situationer som t.ex. oförutsedda utgifter så som en resa som blev dyrare än tänkt, en parkeringsbot eller annat. Se till att ha allt på papper. Skriv fysiska kontrakt som skickas ut via post i god tid före arrangemang. Men se också till att få godkännande på vilken deal ni har, tider osv, på mail – se till att artisten konfirmerar med ett OK. Låt ingen konversation stå ouppklarad då det kan leda till missförstånd och onödiga diskussioner. Det bör finnas skriftliga avtal mellan arrangören och alla samarbetspartners, sponsorer och artister.

Överenskommelsen mellan er som arrangörer och artisten har juridisk giltighet om ni kommit överens om:

  • När artisten ska framträda
  • Var artisten ska framträda
  • Hur ersättningen för framträdandet ser ut (gage osv)

Överenskommelsen gäller i princip även om den inte finns formulerad och underskriven på papper. Ett mail där allt detta står räknas till exempel också som en överenskommelse, juridiskt sett. Men skulle ni hamna i någon slags juridisk tvist är ett kontrakt starkare och det är också ett bra och tydligt sätt att bekräfta hur ert samarbete ska se ut.

Kontraktexempel och mallar

Exempel på kontrakt för fysisk person finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.

Exempel på kontrakt för bolag/firma med F-skattsedel finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.

Sammanfattning

Att effektivt och riktigt hantera det ansvar och de skyldigheter som det medför att vara musikarrangör är det enda riktiga sättet att skapa ett arrangemang som både artister och pubik vill återvända till och sprida ett gott ord om. Det är väldigt enkelt; Glada människor föder fler glada människor och en välbemött artist kommer att ge publiken en bättre konsertupplevelse som i sin tur leder till fler lyckade arrangemang, då ett gott rykte även uppskattas av bidragsgivare, samarbetspartners etc. Ta ert ansvar och ni kommer få tillbaka tusenfalt tillbaka.