Uppföljning, dokumentation och utvärdering - Arrangörshandboken
Dokumentation är en viktig del i att arrangera. Dels för att det är bra att kunna gå bakåt och se hur arrangemangen utvecklas och dels för att man ofta har skyldighet att dokumentera konserterna och arbetet kring dem för att kunna redovisa för bidragsgivare, samarbetspartners och sponsorer (om inget annat så är det alltid bra att kunna visa upp dokumentation för dem, även om de inte uttryckligen bett om det). Det är dessutom ofta ett bra underlag för framtida marknadsföringsarbete och för att kunna dela med sig på sin hemsida och i sociala medier.
Den ekonomiska redovisningen är viktig och vänder sig främst till medlemmar och till bidragsgivare men kan också vara bra för de som någon gång i framtiden kommer att skriva den musikhistoria som vi arrangörer tillsammans med artisterna i allra högsta grad är med om att skapa. Spara och redovisa alla kvitton, fakturor, entréintäkter och ett hett tips är att sortera utgifter och intäkter enligt rubriker som även dina bidragsgivare använder. Förutom detta är det även viktigt att samla in och spara uppgifter om till exempel publik och press. Gör en utvärdering av allt utöver det ekonomiska för egen skull och för statistik över publikantal, åldrar, fördelning mellan män och kvinnor då detta är uppgifter även andra kan fråga efter. Det kan också vara väldigt intressant att i efterhand titta tillbaka på arrangemanget med allt detta dokumenterat för att ta reda på hur uppgifterna skiljer sig mellan arrangemangen, beroende på vem som spelade, vilken lokal ni använde eller vilken typ av marknadsföring som gjordes. Dokumentation är ett värdefullt verktyg för att utveckla sin verksamhet och tumregeln är att det aldrig går att ha för mycket dokumentation!
Saker att dokumentera
- Annonser, affischer och programblad
- Utskrifter från hemsidor
- Recensioner
- Publikstatistik
- Foton (från arrangemanget, kanske från förberedelser)
- Ljud- och filminspelningar
- Utvärderingar
- Intäkter och utgifter
Publik
Räkna publiken varje gång! Räkna gärna efter ungefär hur många kvinnor respektive män som var där, vilka åldersgrupper som var representerade och vilken som var störst. Kolla gärna med publiken vad de tyckte om arrangemanget. Man kan till exempel ha en gästbok på plats, en ris- och roslåda, fråga dem på sociala medier eller något annat. Man kan givetvis också göra en bedömning på hur det verkade som att de mottog arrangemanget, om man inte tycker att det känns lämpligt att fråga dem direkt.
Frågor man kan ställa sig själv eller publiken:
Motsvarade arrangemanget era förväntningar? Vad tyckte ni om programmet? Var konserten lagom lång? Vad tyckte ni om spelplatsen? Var det lätt att hitta hit? Saknade du något under arrangemanget? Hur upplevde ni biljettpriset? Hur fick ni reda på att detta arrangemanget skulle äga rum? Vad lockade mest? Har ni besökt något av våra arrangemang tidigare? Vilka? Vilka artister vill ni se i kommande säsonger?
Artist
Glöm inte att tacka artisten för sitt arbete efter konserten. Om du hört positiva publikreaktioner, förmedla dem gärna! Betala artisten så snart och smidigt som möjligt efter att arrangemanget har avslutats.
Ta reda på vad artisten tyckte – det är kul att höra trevliga saker men även användbart med kritik. En artist kan tycka att till exempel pianot var väldigt bra, när en annan tycker att det var fruktansvärt. Ta in artisternas synpunkter och gör en egen bedömning.
En nöjd artist är en väldigt bra marknadsförare! Dels för att få ny publik men också för andra artister. Ryktet sprider sig fort, både det positiva och det negativa. Om en artist hör från en artist som spelat hos er att ert arrangemang var väldigt trevligt att spela på är chansen större att den nya artisten också vill komma och spela hos er.
En idé som kan vara rolig är att ha en gästbok i logen. Så får man förhoppningsvis fina minnen från artisterna man träffat under arrangemangens gång.
Media
Spara alla framträdanden i media! (Artiklar, notiser, TV-inslag, radiointervjuer etc.) Det är viktigt för dokumentation och roligt för er själva i framtiden! Om ni fått många kommentarer på någonting i sociala medier kan även det vara värdefullt att spara.
Egen utvärdering
Likväl som man har produktionsmöte före varje konsert eller festival, eller före varje säsong, bör man ha ett utvärderingsmöte efter genomfört evenemang. Det är inte alltid som föreningsstyrelser eller programkommittéer själva är närvarande vid konserten, och det är lätt att missa att föra informationen vidare. Dessutom är det ett bra sätt att gå framåt i sin utveckling som arrangör, så att man kan göra om det som var bra och ändra på det som var mindre bra.
Tips
Gör till rutin att samla dokumenterat material i t.ex. en pärm eller en mapp på en dator efter varje evenemang, så blir det enormt mycket lättare när man sedan ska göra den stora dokumentationen som t.ex. årsredovisning osv.