Projektbeskrivning - Arrangörshandboken
En projektbeskrivning är till för att fånga läsarens uppmärksamhet, ge den en tydlig bild över projektet och gärna få någonting att pirra till i kroppen. Den ska helst gå att skicka som bilaga till bidragsansökningar, till sponsorer, tänkta samarbetspartners och andra intressenter. Alltså rikta sig till alla möjliga personer, som inte har några tidigare förkunskaper om projektet. Beskrivningen är också ett bra sätt att formulera alla viljor i arrangörsgruppen och se till att ni har ett gemensamt och tydligt mål. Man kan lätt tro att alla har samma vision och när det sen kommer till kritan visar det sig att man tänkt olika, vilket kan leda till problem. Projektbeskrivningen är alltså ett bra sätt att se till att ni vill göra samma sak, helt enkelt.
När man söker bidrag hos en organisation finns det oftast en mall man ska fylla i, och då kanske man inte kan skicka exakt den projektbeskrivning man har som ordinarie, så se till att spara den både som PDF och i ett redigerbart dokument (t.ex. word eller pages) så att ni kan klippa och klistra så att den passar organisationens mall eller bifoga som kompletterande bilaga.
Gör så här
Börja projektbeskrivningen med en pralin – något som får läsaren att bli glad, sugen, pirrig och/eller intresserad av att läsa vidare och gräva djupare i projektet. Fånga känslan i det ni vill göra och försök få läsaren att dela den ivrighet och pepp som ni själva förmodligen känner.
Gå sedan vidare genom att berätta konkret vad det är ni ska göra. Skriv det så tydligt ni kan, och checka gärna av så att ni fått med det här:
Namn
Vad heter projektet?
Vad ska ni göra?
Beskriv vad det är ni vill göra, hur det ska vara på era arrangemang, vilken slags musik ni vill presentera, hur det ska se ut, kännas och låta där. Berätta vad som är speciellt med ert arrangemang.
Var ska ni göra det?
Berätta vilken plats och ort ni ska genomföra ert/era arrangemang på. Beskriv gärna hur platsen är och varför ni valt just den.
Vilka ska komma?
Beskriv vilken målgrupp ni har. Alltså vilka ni vill ska komma till arrangemanget. Det kan vara en viss åldersgrupp, en grupp människor som intresserar sig för en viss sak, människor med en viss livsstil, politisk åsikt eller ett yrke osv. Det spelar ingen roll vilken det är, det viktiga är att ni har klart för er vilka ni vill nå. Läs mer om målgrupp här och här.
Varför?
Vad är syftet med att ni gör detta? Varför vill ni till exempel starta en folkmusikklubb i Skellefteå? Och vad hoppas ni uppnå med det? Vad är ert mål?
Tid
Hur många arrangemang och vilken tidsperiod omfattar den här projektbeskrivningen? T.ex. “8 tillfällen under hösten 2014”, “En festival under 3 dagar, sommaren 2015” eller “Vid ett tillfälle under Stockholms Jazzfestival 2014”. Även om ni tänkt ha en klubb “tills vidare” är det bra att tänka ett projekt i taget “höstsäsongen 2014” kan t.ex. var ett projekt. Men berätta gärna om hur ni tänkt kring framtiden i er projektbeskrivning.
Om ni gör flera arrangemang kan ni formulera om det är “Varje onsdag” eller “Första tisdagen i månaden” osv. Har ni ingen sådan kontinuitet behöver ni givetvis inte hitta på det, strunta bara i att formulera det så i så fall.
Marknadsföring
Hur kommer ni att arbeta med att sprida ordet om ert projekt och få folk att hitta till ert arrangemang? Läs mer om hur ni kan arbeta med marknadsföring här.
Vem gör projektet?
Vem står som avsändare för beskrivningen och vilka är ni som arrangerar? Beskriv gruppen/föreningen och vad ert projekt heter, samt korta beskrivningar om de enskilda personerna som är med och vad ni gjort tidigare, gemensamt eller var för sig. Skriv också vilka roller ni har i det här projektet – bokare, producent, ekonomiansvarig eller dylikt.
Kontakt
Sist men verkligen inte minst – glöm inte att tydligt skriva kontaktuppgifter och hemsideadress, om ni har det. Ange helst bara en person som kontakt, då det blir tydligast för läsaren.
Budget
Ha en budget redo att skicka om läsaren skulle bli mer involverad och be om det. Bidragsgivare kräver oftast att få se en planerad budget för projektet. Lär mer om budget här.
Grafik
Se till att göra projektbeskrivningen så grafiskt inbjudande som möjligt. Ha tydlig styckeindelning och en genomtänkt grafik vad gäller färg, typsnitt osv. Har ni redan börjat samarbeta med en grafisk formgivare kan ni gärna be hen utforma projektbeskrivningen, men ofta har man kanske inte någon budget för det förrän efter att man sökt bidrag, och då kan man göra det enhetligt så bra man kan själv. Lägg gärna till foton och andra bilder som beskriver ert projekt på ett sätt som får läsaren att bli sugen på att vara med.