Press / Media - ArrangörshandbokenArrangörshandboken

Press / Media - Arrangörshandboken

Tidningar, bloggar, TV, radio osv vill alltid ha något att skriva om och alla önskar de vara den första att “upptäcka något”, vilket man som arrangör definitivt ska utnyttja. Gör en lista på alla medier ni vill skicka ut till, leta upp rätt person på rätt avdelning och skicka ut en pressrelease till alla dessa. Skriv upp vilka ni har kontaktat och vad de eventuellt har svarat, så att ni inte råkat skriva samma sak till samma person mer än en gång. Tänk på att kontakta både rikstäckande tidningar och lokaltidningar. Efter en viss tidsram kan ni följa upp utskicket, dvs ringa dem, eller maila igen, och kolla om de fått mailet och är intresserade av att skriva något om det. Ett tips är att ibland kolla om de vill skriva om ert arrangemang generellt och ibland fråga om de skulle vilja intervjua artisten som ska komma och spela hos er. Se till att artisten är med på planerna bara.

Några praktiska förberedelser

Upprätta en konkret publicitetsplan

För att inte bra idéer ska falla i glömska och för att intressanta nyheter verkligen ska förmedlas till media, bör ni upprätta en konkret och kronologiskt uppbyggd handlingsplan för publicitet. En tidsplanering där det tydligt står när något behöver kommuniceras ut till media och när detta ska följas upp för att informationen ska hinna nå publiken i god tid före arrangemanget. Utgå från den verksamhet som ni redan har planerat, lägg till andra möjligheter och slå fast vad som ska göras, när det ska göras och av vem. Uppdatera handlingsplanen regelbundet.

Att ta kontakt med press

Mail är ett bra sätt att ta kontakt med press då det är snabbt och smidigt och dessutom ger läsaren möjlighet att titta på mailet när hen har tid, istället för att av stress inte vara intresserad om en ringer vid fel tidpunkt. Kolla upp vem det är som ska kontaktas på varje redaktion, så att inte personen som skriver om teater får meddelanden om musik. Visa att ni har koll på vem det är som skulle kunna tycka att er nyhet är intressant, det ger alltid ett gott intryck.

Utforma sändlistor

Upprätta sändlistor för era pressmeddelanden med kontaktuppgifter till journalister, bloggare, radio, tv osv i ett program som du har lätt för att hantera, t.ex. excel/numbers eller word/pages. I dessa sändlistor ser du till att kontinuerligt skriva in när kontakt tagits och om den har besvarats, allt som har med konversationen att göra alltså.

Utnyttja hemsidan

För att underlätta journalisternas arbete bör er hemsida innehålla ett egen flik eller rubrik, ibland kallad ”pressrum”, med:

Information om kommande bokningar, kanske artisternas egna pressmeddelanden. Detta kan också passa som blogginlägg på hemsidan eller om det finns en tydlig och lättillgänglig plats för programmet där bokningarna beskrivs utförligt. Lägg upp länkar till ljudprov.
Kontaktuppgifter till pressansvarig
Högupplösta bilder fria för publicering
Korta utdrag ur artiklar om er, gärna med länk till hela artikeln.
Se till att hemsidan hela tiden är uppdaterad med de senaste pressmeddelandena, artiklarna och eventuella blogginlägg. Eventuellt kan allt detta rymmas i en blogg på nyhetssidan? Bra är också om ni har ett flöde länkat till era sociala medier, så att pressen kan se att ni är aktiva.

Erbjud diagram

De flesta nyheter som innehåller statistik och siffror kan illustreras med överskådliga diagram. Det ökar begripligheten och trovärdigheten, och därmed publiceringschanserna. Tänk efter om ni har något med ert evenemang som är intressant att läsa om i ett diagram. Ni kanske har bokat väldigt många kvinnliga musiker, eller har uppmuntrat era artister att åka kollektivt till ert arrangemang? Sådant kan vara intressant för media att se.

Pressmeddelande

Pressmeddelandet sammanfattar er nyhet i ett kort och överskådligt format. Ett pressmeddelande är också en bra grund om ni ska erbjuda er nyhet till en utvald redaktion eller lansera den på något annat sätt.

Baserat på en enkel mall kan de flesta lära sig att skriva bra pressmeddelanden. Här följer några tips.

Gör en mall

Skapa en enhetlig layout för pressmeddelanden. Ett pressmeddelande ska inte vara längre än en sida. Skriv som journalister skriver, det vill säga som en artikel med rubrik, ingress, fakta och kommenterande citat. Utelämna för många förskönande adjektiv, reklamtext och utropstecken.

Utse talesperson

Bestäm vem som ska vara talesperson och därmed citeras i pressmeddelanden, samt vem som ansvarar för kontakterna med media. Troligen etablerar ni er enklare som part om ni begränsar antalet talespersoner. Det kan vara en fördel om det är ansvarig producent/ordförande eller motsvarande. Allra viktigast är dock att personen i fråga verkligen vill och prioriterar att ta kontakt med journalister.

Använd loggan

Placera er logotyp i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet.

Datera tydligt

Pressmeddelanden är färskvaror. Datera därför väl synligt under er logotyp, förslagsvis enligt modellen ”Pressmeddelande den 16 november 2014”. Undvik svårtydd datering med enbart siffror och onödig avsändarort.

Rubricera slagkraftigt och tydligt

En bra rubrik är kort, slagkraftig och redovisar nyheten. Den bör rymmas på en rad. Tänk nyhetsmässigt och låt er inspireras av medias ofta intresseväckande formuleringar.

Sammanfatta först

Skriv en ingress i fet stil som på 2-4 rader sammanfattar hela nyheten. Rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis.

Skriv nyhetsmässigt

Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån. Ett par kärnfulla uttalanden gör pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra.

Länka till bilder

Ange webbadressen till ett bildarkiv med talespersoner och relevanta miljöer. Bra bilder för fri publicering ökar chansen att resultatet blir en illustrerad artikel i stället för en liten notis.

Ange kontaktuppgifter

Infoga kontaktuppgifter till talespersonen. Telefonnummer, mobilnummer och mailadress bör finnas med.

Presentera verksamheten

Presentera er verksamhet på 4-6 rader i malldokumentets sidfot. Använd en mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten. Glöm inte att ange er webbadress.

Erbjud exklusivitet

Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion kan ofta vara klokt. Om det lyckas sänder ni pressmeddelandet till övriga media direkt efter publicering.

Skicka med mail

Skicka pressmeddelandet via mail, med rubriken i ämnesraden. Klistra in pressmeddelandet direkt i mejlet. Använd uppdaterade egna sändlistor. Överväg att inkludera bloggare och andra intressenter i era sändlistor.

Publicera på hemsidan

Lägg ut pressmeddelandet på er hemsida samtidigt som det sänds ut. Den som vill kan då verifiera informationen och se era tidigare pressmeddelanden. Länka också till det på sociala medier.

Var tillgängliga

Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör prioritera att snabbt ringa tillbaka till journalisten.

Förbered frågor och svar

Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, så att de är begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ert område. Läs mer om hur ni förbereder er under Journalistsamtal.

Några fallgropar

För lång text
Skriv inte mer än en A4-sida. Ju längre text, desto större risk att redaktionen missar nyheten.
Nyhetskompott
Fall inte för frestelsen att pressa in många olika nyheter i ett och samma pressmeddelande. Det förminskar värdet av varje enskild nyhet. Två nyheter redovisas i två olika pressmeddelanden.
Reklamtext
Använd inte för många förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna.
Språk
Undvik intern jargong och använd inte fackuttryck och förkortningar. Var aldrig ensam om att korrekturläsa texten och testa gärna läsbarheten på någon utomstående.
Sena utskick
Skicka inte pressmeddelandet på eftermiddagen (detta gäller tidningar som släpps varje dag) – då är de flesta reportrar upptagna. Om ni inte hinner skicka det på morgonen eller tidig förmiddag är det bättre att vänta till nästa dag, om det är möjligt. Det kan vara bra att ta reda på vad tidskrifter som inte släpper varje dag har för deadlines till olika saker och se till att skicka pressmeddelande så att det passar dem.

Massuskick

Ofta finns det en mailadress till kulturdelen på en tidning. Det kan vara bra att skicka till den adressen och till de enskilda personer som är relevanta, men skicka absolut inte massutskick. Oftast skickar de som fått mailet från arrangören direkt vidare mailet till den på redaktionen som det berör och då kan det vara kontraproduktivt att ha skickat till flera då en och samma person plötsligt får flera mail om samma sak och kan reagera negativt.

Här är två exempel på pressmeddelanden. Titta gärna och inspireras!

Pressrelease Tillsammans Sessions 2013

Pressrelease Klubb Krinolin, hösten 2013

Journalistsamtal

Det är framför allt via det personliga samtalet ni kan etablera relationer till journalister som är intresserade av era ämnesområden. Tacka därför bara i undantagsfall nej till en intervjuförfrågan och då journalisten kan vara intresserad av en intervju med någon av de bokade artisterna är det viktigt att ta reda på om artisterna som kommer är intresserade av att göra intervjuer innan du kontaktar pressen. För bästa möjliga relation med pressen bör inget utovas som inte kan hållas.

Tveka inte heller att själv ringa eller maila till journalister. Media ger utrymme åt aktörer som är bra på att presentera sig och är tydliga. Journalisterna är tacksamma om de får hjälp att presentera ett begripligt budskap.

När journalisten ringer

Anteckna direkt – Ta reda på journalistens namn, varifrån hen ringer och vilka frågor journalisten vill ha svar på.
Be att få återkomma – Be gärna att få återkomma inom 15 minuter. Det ger dig tid att samla tankarna, stämma av med någon kollega och kanske ta fram bakgrundsfakta. Var noga med att alltid ringa tillbaka inom utlovad tid.
Är du rätt person? – Fundera över vem som är bäst lämpad att svara utifrån sammanhanget.

Inför en bokad intervju

Bestäm vad du vill säga
Skriv gärna upp stolpar över vad du vill få sagt. Vilka är dina budskap? Hur formuleras de på ett slagkraftigt sätt, som inte kan misstolkas? Du bör ha maximalt tre budskap. Stirra dig inte blid på journalistens frågor. Man kan ofta få sagt det man vill ha sagt, oavsett vilka frågor som ställs. Säg ingenting som du inte vill ska publiceras.
Gör en testintervju
Om du känner dig osäker inför intervjun – Låt en kollega genomföra en testintervju, särskilt om det handlar om radio eller tv. Välj någon som kan och vågar ställa de svåra frågorna, så att du är väl förberedd när det är dags.
Välj en lämplig plats
Att vara ”ute i verkligheten” kan ge en bättre bild än att träffas på kontoret. Ha en bra bakgrund för bilder om en fotograf kommer.

Efter en bokad intervju

Be om att få godkänna citat
Då det brukar gå snabbt i en intervju och mycket ska bli sagt kan det vara svårt att veta om allt verkligen gick fram eller uppfattades på rätt sätt. Be därför alltid, avslutningsvis i intervjun, om att få era citat skickade på mail för godkännande. Journalisten har ingen skyldighet att skicka hela texten, men däremot kan hen inte neka er att kolla igenom era citat. Detta brukar gå fort, så se till att kolla mailen ofta efter ert samtal så att godkännadet inte försinkar intervjun. Det är alltid bra att läsa igenom sina citat, speciellt när man representerar en grupp människor eller en förening.