Att ta hand om artisten - Arrangörshandboken
Det är såhär enkelt – om inte artisten hade funnits, hade det inte blivit någon konsert. Att ta hand om artisten är därför en av de viktigaste uppgifterna en arrangör har då detta verkligen påverkar helhetsupplevelsen för alla inblandade – såväl artist och arrangör som publik. Artisten ska känna sig så bekväm och välkommen som det bara går så att hen enkelt och på bästa möjliga vis kan genomföra sitt jobb. En bra konsertupplevelse gör att både artist och publik vill komma tillbaka och dessutom tipsa sina vänner om att följa med nästa gång.
Innan
Det här avsnittet handlar om tiden mellan att man avtalat att artisten ska komma och spela och själva konserten. För att läsa om hur man förhandlar och bokar gå till Bokning.
Information
Innan arrangemanget har man en del kontakt med artisten och smidigast är att skicka ut information via mail, även om ni har haft all kontakt hittills på telefon. Då kan både arrangören och artisten återgå till mailet och se vad som gäller.
För att spara tid och undvika missförstånd är det bra att skicka ett mail med ALL information, istället för att skicka många mail med lite information. Det är lättare om man bara kan söka i sin inkorg och snabbt hitta all info. Här är ett exempel på hur ett informationsdokument kan se ut (OBS – skicka det alltid antingen inklistrat direkt i mailet eller som PDF – andra format kan vara svåra att öppna i t.ex. en mobil på motorvägen på väg till konserten).
Mat
Det är väldigt viktigt att ni tar reda på vilken slags kost artisten vill ha – om det finns några allergier, vegetarianer osv. Om det inte finns tillgång till mat på spelplatsen och ni inte kan hämta dit mat är det viktigt att ni förser artisten med pengar till mat och förslag på restauranger som finns i närheten. Kan man inte göra något av detta måste man vara väldigt tydlig med att mat inte ingår redan under inledande samtal innan avtal är klara.
Skivor och merchandise
Hör efter om artisten vill sälja skivor eller merchandise (tygpåsar, affischer, pins etc) under arrangemanget. Det är inte arrangörens ansvar att sälja men om man vill det uppskattas det av artisten. Oavsett om ni väljer att hjälpa till med försäljning eller inte – se till att förse artisten med en bra försäljningsplats med bord och gärna upplysa publiken om att försäljning kommer att ske.
Teknik
Alla vinner på ett bra ljud och den teknik och tekniska hjälp som en arrangör kan bidra med är avgörande för hur konsertupplevelsen blir. Se till att det finns bra ljudutrustning och en bra ljudtekniker. Ljudteknikern är som artistens osynliga medlem och det är alltid att rekommendera att man hyr in en utbildad ljudtekniker inför varje arrangemang. Saknar arrangören möjlighet att hyra in en ljudtekniker är det viktigt att informera artisten om förutsättningarna. Som arrangör bör man dock alltid ha en tekniskt ansvarig som samlar in artistens önskemål och kan svara på frågor. Ju mer information ljudteknikern/den tekniskt ansvariga har i förväg, desto bättre för hen och för artisten och således för publiken. Se till att artisten skickar sin rider/teknikspecifikation till ljudteknikern/den tekniskt ansvariga i god tid innan arrangemanget. Det är också väldigt viktigt att artisten vet vad som finns på plats. Informera om det finns P.A., piano, förstärkare, trumset, (Vilka förstärkare och trumset är det?), monitorer osv. Viktigt är också att informera om get-in tid (när bandet ska vara på plats), soundcheck-tid (både när den börjar och när den måste vara slut) samt tider för själva konserten. Att se till att de tekniska förutsättningarna är bra betalar sig alltid dubbelt tillbaka, för är det dåligt ljud spelar det ingen roll hur bra artisten spelar, medan ett bra ljud kan lyfta en konsertupplevelse till skyarna!
Rider
En rider är ett infoblad, där artisten specificerar sina önskemål. Det brukar vara indelat i två sorter – dels den tekniska ridern som handlar om vad artisten behöver i form av utrustning och teknik för själva konserten och dels en rider som enbart fokuserar på vad hen önskar att det finns på plats i form av mat och dryck etc för att kunna trivas så bra som möjligt på spelplatsen. Viktigt att komma ihåg är att ridern inte ingår i gaget, dvs att alla kostnader ridern kräver läggs på arrangören. Det är inte alla artister som skickar ut en rider, men i de fall där det görs är det viktigt att i förväg föra en dialog om det är så att allt som står på ridern inte går att uppfylla. Skriv gärna iordning en egen “standardrider” med sånt ni alltid erbjuder även när artisten inte skickat några önskemål, då detta alltid uppskattas enormt.
Övrigt
Det är en massa andra saker som är viktiga att ta upp, som var artisten ska bo, hur man hittar till spelplatsen, arrangörens kontaktuppgifter osv. Här är ett exempel på informationsdokument till artisten.
Under arrangemanget
Här tar vi upp hur man kan ta hand om artisten under själva dagen för arrangemanget, den tiden då man faktiskt träffas på riktigt.
När artisten kommer
Välkomna artisten och visa tydligt vem det är som tar hand om den, vem som har hand om ljudet, var scenen är och var den kan hålla till före och efter spelning. Berätta också gärna tidigt hur dagen kommer att se ut, med hålltider osv. Sätt fram kaffe och eventuellt mackor eller annan fika, artisten kan ha rest långt och vara hungrig.
Loge
Det är viktigt att artisten har någonstans att ta vägen, ett rum att koppla av i och samla sig inför konserten. Vi kallar det en loge, ett rum som går att stänga om sig, och helst låsa, i nära anslutning till scenen. Några saker som bör finnas i en loge är:
- Vatten
- Kaffe/Te
- Sittplatser till alla i bandet/gruppen
- Helst nära tillgång till toalett (så att de slipper stå och stressa i samma kö som publiken när de ska spela t.ex.)
- Spegel
- Någon form av tilltugg t.ex. godis/chips/nötter/snacks
- Frukt
- Handdukar
- Eventuellt öl/vin, om det är ett ställe som serverar alkohol
- Gärna eluttag
Läs igenom artistens rider för önskemål om vad som kan finnas i logen!
Scen/framträdande
Se till att allt artisten behöver för sitt framträdande finns på plats. Viktigt är att det finns vatten på scenen till alla musiker – speciellt om de sjunger! Se efter om artisten behöver något precis innan konserten och se till att den vet huruvida arrangören ska presentera eller inte, om ni kommer och hämtar i logen eller om de helt enkelt bara ska börja en viss tid osv. Om ni ska presentera kan ni också fråga om det är något speciellt artisten vill att du ska eller inte ska säga. Förbered publiken så att de välkomnar artisten varmt!
Arrangören har ansvar för artisten och hur den bemöts av publiken. Om någon i publiken på något sätt uppträder störande är det arrangörens ansvar att hantera situationen och se till att det slutar, så både artisten och resterande publik får fortsätta njuta av upplevelsen.
Efter konserten
Tacka för konserten och se efter om artisten behöver något. Ge artisten utrymme för att vara ifred och smälta konserten om så önskas. Se till att den som ska sälja skivor och merchandise finns på plats, om det ansvaret har lagts på arrangören. Gå inte hem innan artisten har gått hem, eller se åtminstone till att artisten vet var den ska bo och huruvida den kan lämna instrument och teknik på spelplatsen fram till hemfärden, om den är dagen efter.
Efter arrangemanget
Delen efter att arrangemanget är slut och alla har åkt hem är viktig. Här går vi igenom hur man kan sköta arbetet efter arrangemanget.
Betalning
Det är väldigt viktigt att artisten får betalt i tid, och så klart – ju tidigare desto bättre! Läs mer om betalning här.
Övrigt
Annat kul man kan göra om man vill är att visa för artisten om det är olika tidningar som har uppmärksammat deras uppträdande, både inför konserten och efter. Skicka gärna länkar till dem! Finns det inte på internet kan man bara berätta det. En liten fin och personlig present till artisten efter konserten är alltid kul!