Lön eller faktura
När ni engagerar en artist, så finns det två sätt att betala ut ersättning: Som lön eller mot faktura.
Om artisten INTE arbetar genom någon firma eller förening, så betalar ni som arrangörer lön till artisten och blir därmed artistens arbetsgivare. Men många artister driver sin verksamhet genom ett företag, och i de fall blir ni istället kund hos artisten och får då en faktura att betala av artisten.
Man måste alltid vara tydlig med huruvida artistens gage ska betalas ut som lön eller mot faktura. Artisten och arrangören kommer överens om detta och anger i kontraktet vilket det ska bli. Viktigt när ni förhandlar om gage är att bestämma om gaget ska betalas ut som lön eller mot faktura. Om artisten vill ha utbetalt i lön kan det vara önskvärt för arrangören att samarbeta med någon organisation eller förening som redan jobbar med löneutbetalning då detta kräver en del extrajobb.
Faktura
Om artisten, eller artistens firma, är godkänd för F-skatt (dvs har ett företag/en firma), kan arrangören betala ut ersättningen mot faktura. Det är viktigt att man pratar om bruttosumman (alltså den totala summan, inklusive skatter, sociala avgifter/egenavgifter osv) redan från början genom att prata om gage INKLUSIVE skatter/moms och sociala avgifter, så att inga missförstånd uppstår och kostnaderna ökar. Då skickar artisten, efter utfört uppdrag, en faktura till arrangören och arrangören betalar överenskommen summa till artistens bank- eller plusgiro.
Eftersom musikframträdanden är momsfria behöver man inte lägga på någon moms. Undantaget är om man har bokat en artist via ett produktionsbolag/bokningsbolag. Deras arbete är tyvärr inte momsbefriat, vilket höjer summan. Har man, som arrangör, en momsregistrerad verksamhet spelar det ingen roll eftersom man då kan kvitta sina momskostnader mot den moms man fått in i företaget, men om man har en momsbefriad verksamhet, t.ex. en ideell förening. blir momsen en kostnad. Det är därför viktigt även här att prata om gager INKLUSIVE skatter/moms och sociala avgifter och se till att ha detta på papper då det är en lätt sak att glömma bort. Läs mer om detta på Skatteverkets hemsida.
Vad ska stå på fakturan?
- En faktura skall uppfylla vissa villkor för att kunna fungera just som faktura, och helt undanta arrangören från arbetsgivaransvar.
- Dessa saker måste stå med på en faktura
- Att firman är godkänd för F-skatt (t.ex. ”Godkänd för F-skatt” eller ”Har F-skatt”)
- Organisationsnummer
- Ett löpnummer (t.ex. “Fakturanr. 3”)
- Faktureringsadress
Andra regler kring fakturor
• Om fakturan kommer från ett bolag som ägs av någon av de medverkande artisterna skall ingen moms debiteras (som nämnt ovan).
• Om fakturan däremot kommer från ett bolag eller en organisation som ingen av de medverkande artisterna äger eller har något inflytande över (produktionsbolag eller bokningsbolag), skall moms debiteras.
Det är inte bra att växla mellan att anställa en artist på tjänst (lön) och att engagera den på faktura. Man bör åtminstone inte göra det under samma kalenderår, eftersom det kan finnas en risk att även det fakturerade beloppet betraktas som lön.
Det är alltid att föredra att betala mot faktura då det kräver mindre jobb för arrangören. Antingen kan man betala ut allt i en klumpsumma, även om det är flera musiker, eller så kan man betala till var och en. Om en av musikerna inte har företag kan hen antingen be någon av de andra i bandet/musikgruppen att fakturera åt en, eller så kan hen använda sig av en faktureringsfirma, vilket kan vara bra om arrangören tipsar om. Här kommer några förslag på företag som arbetar med fakturering:
Se exempel på faktura med moms här
Se exempel på faktura utan moms här
Lön
Om man väljer att, eller om situationen kräver att man måste, betala ut gaget som lön måste man först anmäla sig som arbetsgivare hos Skatteverket. När man är arbetsgivare är man skyldig att betala in sina anställdas sociala avgifter och skatt till Skatteverket. Man ska regelbundet skicka in en arbetsgivardeklaration och redogöra för Skatteverket hur mycket man har betalt in som lön. Dessutom är arrangören i detta fall ansvarig för de anställdas försäkring. Man kan dock be artister som inte har företag att ändå fakturera, eftersom det finns olika företag som erbjuder faktureringstjänster. Artisten kan alltså fakturera via de företagen. I stycket ovan finns två exempel på sådana företag, som passar musikers speciella moms-situation.
Att anlita artister som bor i utlandet
Arbetstillstånd
För utländska medborgare utanför EU/EES-stater är arrangören ansvarig för att arbetstillstånd finns. Sök arbetstillstånd i god tid, eftersom handläggningstiden är upp till tre månader. Det är nödvändigt att kunna bifoga ett kontrakt.
Arbetstillstånd sökes genom Migrationsverket. På deras hemsida finns ett särskilt avsnitt om arbetstillstånd för artister. Vissa större arrangörer behöver inte ordna arbetstillstånd för kortare engagemang, men det gäller endast arrangörer som finns upptagna på Migrationsverkets lista (som också finns på hemsidan.)
Moms för artister bosatta i utlandet
Att uppträda som artist är som sagt momsfritt, men det finns ett undantag för utländska artister, då det tillkommer en “utlandsmoms” som 2013 ligger på 15%. Läs mer om detta på Skatteverkets hemsida. Viktigt att räkna med denna kostnad i budgeten!
Svarta pengar
Det är olagligt att betala svart och ansvaret för att betala svarta pengar faller på arrangören. Att inte dra skatt och inte heller betala arbetsgivaravgifter är faktiskt straffbelagt i större utsträckning än om artisten inte tar upp inkomsten i sin deklaration.
Endast en faktura med organisationsnummer och uppgift om att firman/bolaget är godkänd för F-skatt, fritar arrangören från skyldigheten att dra skatt och betala arbetsgivaravgifter. Som arrangör undviker du alltså att hamna i en obehaglig situation genom att se till att dina engagerade artister får betalt mot faktura.
Kontrakt
Att skriva kontrakt är värdefullt både för arrangör och artist. På så sätt minimeras risken för jobbiga situationer som t.ex. oförutsedda utgifter så som en resa som blev dyrare än tänkt, en parkeringsbot eller annat. Se till att ha allt på papper. Skriv fysiska kontrakt som skickas ut via post i god tid före arrangemang. Men se också till att få godkännande på vilken deal ni har, tider osv, på mail – se till att artisten konfirmerar med ett OK. Låt ingen konversation stå ouppklarad då det kan leda till missförstånd och onödiga diskussioner. Det bör finnas skriftliga avtal mellan arrangören och alla samarbetspartners, sponsorer och artister.
Överenskommelsen mellan er som arrangörer och artisten har juridisk giltighet om ni kommit överens om:
- När artisten ska framträda
- Var artisten ska framträda
- Hur ersättningen för framträdandet ser ut (gage osv)
Överenskommelsen gäller i princip även om den inte finns formulerad och underskriven på papper. Ett mail där allt detta står räknas till exempel också som en överenskommelse, juridiskt sett. Men skulle ni hamna i någon slags juridisk tvist är ett kontrakt starkare och det är också ett bra och tydligt sätt att bekräfta hur ert samarbete ska se ut.
Kontraktexempel och mallar
Exempel på kontrakt för fysisk person finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.
Exempel på kontrakt för bolag/firma med F-skattsedel finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.
Det finns många olika sätt att tänka när man väljer vilka artister man vill boka, och det går inte att säga “så här ska man göra”. Det finns inget rätt eller fel, utan allt handlar om vad olika arrangörer vill och vad de har för mål med det de vill göra. Men det finns vissa saker man kan fundera på för att underlätta, och det finns vissa ansvar som ligger på arrangörer och som bör tas på största allvar. Det är viktigt att våga bredda sin syn, se sitt arrangemang utifrån och utvecklas för att nå ny publik. För att kunna göra det gäller det att först stapla ner vad just ert arrangemang handlar om och vill vara. Några saker som är bra att fundera på ganska tidigt i processen är målgrupp, genre och profil.
Målgrupp, genre och profil
Ibland kan det vara arrangören i sig som drar publik och kännetecknar klubben. Då har folk så stort förtroende för att det som bokas in är bra så att de kommer när de ser vem som är arrangör. Ett väl utfört arbete med profilering och bokning kan leda till att man blir en sådan arrangör.
Det är viktigt att tänka igenom det här på samma sätt som det är viktigt att bestämma vilka artister man vill boka. Har man en väldigt tydlig profil i vilken musik man bokar kanske man inte behöver lägga ner lika mycket krut på hur det känns och ser ut, och har man en större genrebredd kan det vara bra att lägga ner mer tid på att profilera sig vad gäller hur det känns och ser ut. Lägger man energi på att det ska låta bra, se bra ut och kännas bra är det dock större chans för dundersuccé!
Målgrupp
Gör klart för er vilken målgrupp ni har. Det kan vara en viss åldersgrupp, en grupp människor som intresserar sig för en viss sak, människor med en viss livsstil, politisk åsikt eller ett yrke osv. Det spelar ingen roll vilken det är, det viktiga är att ni har klart för er vilka ni vill nå. Det har mycket att göra med marknadsföring men det hänger också ihop med vilka artister ni bokar. Vill ni nå en viss grupp med era arrangemang får ni sätta er in i vad den gruppen lyssnar på. Ni måste inte nödvändigtvis boka in just de artister som gruppen känner till utan kan också boka in artister som har samma genre eller som angränsar till genren de gillar. Ofta tänker man kanske att ens målgrupp är “alla”, och det är ju trevligt om alla kommer, såklart. Men det kan vara bra att specifiera ändå, när man tänker PR och marknadsföring. Om man satsar för brett finns risken att ingen känner sig speciellt inbjuden eller utvald.
Genre
Tänk efter vad det är för arrangemang ni vill göra och vad ni vill bli definierade som. Är ni en jazzklubb, en kammarmusikfestival, en metal-klubb, en festival för att samla in pengar till något visst ändamål eller är det helt genrelöst för att sysselsätta en viss grupp eller kanske en hel ort? Är man arrangör på mindre ort kanske det går bra att arbeta helt utan profil eller genre, men arrangerar man på större ort eller vill dra publik från större delar av landet kan det vara bra att specificera sig på något sätt och hitta en röd tråd.
Väljer man att arrangera inom en viss genre, låt oss säga att man vill starta en metal-klubb, bokar man antagligen främst metal-band. Väljer man att göra en klubb med helt olika stilar varje gång kan det vara bra att då gå hela vägen med det valet och verkligen stå för att det är en blandad klubb genom att bredda sig och ge publiken smakprov på de olika genrerna ni valt. Om den röda tråden inte ligger i musiken är det viktigt att man ser till att lägga den någon annanstans. Läs mer om detta under Profil här nedan.
Profil
En profil eller ett koncept vad gäller arrangemang är väldigt många olika saker och kan uppfattas som lite luddigt om man inte är van vid att tänka i de banorna. Man kan förklara det som arrangemangets “personlighet”.
Det är hur arrangemanget ser ut; grafisk profil, (tryckmaterial, hemsida t.ex.), framtoning på sociala medier, foton innan, under och efter arrangemanget, hur det ser ut på plats med inredning, ljus, pynt osv.
Det är hur det känns; Bemötande av arrangörer innan arrangemanget dvs hur man kommunicerar i media och med sociala medier, bemötande av arrangörer och konsertvärdar när man är på arrangemanget och hela stämningen på plats.
Slutligen är det hur det låter det vill säga vilken musik man väljer att boka och hur det låter på arrangemanget när det inte är konsert (är det tyst, spelar en annan artist, finns det en DJ, är det fågelkvitter i skogen eller helt enkelt bara någons spellista?).
Det är viktigt att tänka igenom det här på samma sätt som det är viktigt att bestämma vilka artister man vill boka. Har man en väldigt tydlig profil i vilken musik man bokar kanske man inte behöver lägga ner lika mycket krut på hur det känns och ser ut, och har man en större genrebredd kan det vara bra att lägga ner mer tid på att profilera sig vad gäller hur det känns och ser ut. Lägger man energi på att det ska se bra ut, kännas bra och låta bra är det dock större chans för dundersuccé!
Ansvar
Musikyrket är ett av de minst jämställda yrkena i Sverige och samtidigt ett av de som syns mest. Därför är det viktigt att tänka på när man bokar. Läs mer om ansvar här.
Förhandling med artisten
Att värdera en konstnärlig prestation i pengar är i stort sett omöjligt. När man förhandlar gage med en artist är det dock just detta man gör, och det kan påverka relationen artist och arrangör emellan, både positivt och negativt, så därför är det viktigt att man vet vad man gör. Här kommer några tips på hur man kan tänka kring förhandling.
Gage
Att komma överens om gage är en diskussion som ofta ses som obekväm av såväl den som ska betala som för den som ska ha betalt. Det kan lätt bli missförstånd på grund av detta och ett vanligt sådant är att artisten i arrangörens ögon alltid vill ha överbetalt och artisten i sin tur tror att arrangören alltid vill betala för lite. Det är viktigt att vi kommer bort från detta sätt att tänka och bästa sättet är tydlighet och ärlighet – från start. Det finns två sätt att börja på; antingen kommer ni med ett förslag om gage, eller så frågar ni artisten hur mycket den vill ha. Båda har fördelar och nackdelar. Vet ni att ni har en viss summa, och att ni varken kan höja den eller vill sänka den är det bara att föreslå den direkt och sen vänta på att artisten accepterar eller motsätter sig. Ni kan också fråga artisten hur mycket den vill ha betalt, och sedan utgå från den summan. Tänk på att betala “så bra ni kan”. Bestäm er minimisumma per musiker innan ni kontaktar musiker överhuvudtaget så att förhandligen kan gå fort och försök att aldrig underskrida den summa ni bestämmer er för. Använd gärna Musikerförbundets riksminimitariff som riktmärke! Arrangörer, musiker och organisationer bör tillsammans sträva efter ett bra arbetsklimat och bra arbetsvillkor för alla kulturskapare och om vi arrangörer ser till att betala bra sänder det en signal till politikerna om hur mycket pengar de behöver ge till kulturen i Sverige. Vi jobbar alla tillsammans för att förstärka livemusikens betydelse.
Något som är smart inför att boka en artist och förhandla om gage är också att kolla upp om det finns något som gör det fördelaktigt för artisten att spela hos just er – som kan hålla ner kostnaderna. Är artisten på turné och kan passera er, så att resekostnaderna sänks? Passar er klubbprofil in perfekt med artistens, eller till och med förstärker artistens egen profil, så att det kan värderas in i förhandlingen? Se dock till att aldrig få det att framstå som att ni “gör artisten en tjänst” genom att boka in dem. Det är ett tråkigt maktspel som inga artister blir glada av. Många arrangörer får ganska fort många mail och påringningar från artister som vill komma och spela. Se till att alltid vara trevlig mot dem som vill spela, även om ni är en populär arrangör.
Vill ni spela?
Fråga först och främst om artisten är intresserad av att spela hos er. Försök göra så att artisten blir sugen på att komma och spela hos er, vare sig ni har pengar eller inte! En god intställning och lust är alltid bra inför gageförhandlingen.
Var noga med att visa att du är tacksam för att de kommer och var väldigt tydlig med att ni i första mailet kollar möjligheter för konsert (datum, pris osv) så att ni inte råkar lova artisten något så att den tror att den är bokad eller lovad något, om den inte är det.
Datum
Försök att så fort som möjligt komma fram till förslag på när artisten ska komma och spela. Vet ni redan vilka datum som är möjliga är det bra att föreslå dem direkt i första mailet. Vill ni vänta och se när det passar dem frågar ni det tidigt i konversationen. Se till att vara väldigt tydliga med vilket datum det till slut blir, så att inga missförstånd uppstår.
Att få gage utbetalt som lön eller mot faktura
Viktigt när ni förhandlar om gage är att bestämma om gaget ska betalas ut som lön eller mot faktura. Om artisten vill ha utbetalt i lön kan det vara önskvärt för arrangören att samarbeta med någon organisation eller förening som redan jobbar med löneutbetalning då detta kräver en del extrajobb. Läs mer om hur man betalar ut som lön på Skatteverkets hemsida. Det är alltid att föredra att det betalas ut mot faktura då det kräver mindre jobb från arrangören. Antingen kan man betala ut allt i en klumpsumma, även om det är flera musiker, eller så kan en betala till var och en. Om en av musikerna inte har företag kan hen antingen be någon av de andra i bandet/musikgruppen att fakturera åt en, eller så kan hen använda sig av en faktureringsfirma, vilket kan vara bra om arrangören tipsar om. Här kommer några förslag på företag som arbetar med fakturering:
Läs mer i avsnittet om betalning.
Moms
En viktig sak som är lätt att glömma när ni förhandlar om gage är skatter och moms. För en arrangör som själv arbetar med detta och är momsregistrerad är det inga problem, men för ideella föreningar som inte hanterar moms blir detta en extra kostnad. Om artisten är bosatt i Sverige och fakturerar själv är det ingen extra skatt eller moms, men om artisten är bosatt utanför Sverige tillkommer skatt för detta och om artisten bokas genom ett bokningsbolag eller fakturerar genom faktureringbolag tillkommer moms. Det är viktigt att i förhandlingen göra upp om dessa extra kostnader och som arrangör kan det vara bra att hela tiden skriva “inkl moms” på gageförslag, för att undvika missförstånd. Skriver man ingenting kommer artisten förutsätta att det handlar om gage exklusive moms, vilket alltså kan bli en extrakostnad som inte var inräknad i budget. Läs mer om moms på Skatteverkets hemsida.
Övriga villkor
Se till att vara tydlig med vad artistens uppdrag är. Speltid osv är viktigt att ta med.
Fler tips
- Prata med andra arrangörer om hur de brukar tänka, dela med er av erfarenheter.
- Tänk på att artister ofta känner varandra och även de delar med sig av erfarenheter. Det kan uppstå mycket märkliga situationer om ni bokar in artist 1 för en summa och en helt annan summa för artist 2. Se alltid till att ha bra argument för gagesättning.
- Var inte rädd för att ta upp diskussionen om pengar, ju fortare den är avklarad ju tidigare kan ni fokusera på det roliga.
- Ett pris i en artistfolder är oftast förhandlingsbart, så även ett förstaförslag från en bokare/agent
- Reagera inte spontant på ett gageförslag från artisten/agenten (t.ex. “Billigt!”, “Dyrt!”)
- Kändast artist är inte alltid dyrast
- Utgå från att agenter och bokare räknar med prutmån
- Berätta om arrangörens ekonomiska ramar om du vill, men klaga inte!
- Jämför aldrig med andra artister, men bestäm redan i förväg vad ni har för ramar att hålla er inom
När ni kommit överens om datum, pris och arbetsuppgift är det bra att skicka en sammanfattning på vad ni bestämt. Ett exempel:
Ni spelar alltså på X-klubben den 23 oktober klockan 21.00
Gage: 10 000 på faktura inkl moms + reseersättning, mat och dryck
OBS! Se alltid till att få en bekräftelse på ovan information. Genom detta får ni en skrifitlig överenskommelse. Sedan skickar ni även ett kontrakt.
Bokare/agent eller direktkontakt med artisten
Artister jobbar på olika sätt kring sina spelningar. Vissa sköter själva kontakten med arrangören, både vad gäller förhandlingar och vad gäller information om tider osv. Vissa artister har en manager, agent eller en bokare (nedan kallad “agent”). Det man behöver tänka på när man pratar med agenter är att de också får betalt. Man får alltså vara beredd på att betala ett högre gage när en agent är inblandad, men viktigt att komma ihåg är att även en artistbokare förstår sig på att olika arrangörer har olika ekonomiska förutsättningar. Viktigt är att aldrig gå “bakom ryggen” på agenten och försöka förhandla med artisten, trots att den har hänvisat till sin bokare. Vill artisten gå genom sin bokare är det så det ska göras och oftast brukar denna kontakt fungera väldigt smidigt och professionellt.
Kontrakt
Att skriva kontrakt är värdefullt både för arrangör och artist. På så sätt minimeras risken för jobbiga situationer som t.ex. oförutsedda utgifter så som en resa som blev dyrare än tänkt, en parkeringsbot eller annat. Se till att ha allt på papper. Skriv fysiska kontrakt som skickas ut via post i god tid före arrangemang. Men se också till att få godkännande på vilken deal ni har, tider osv, på mail – se till att artisten konfirmerar med ett OK. Låt ingen konversation stå ouppklarad då det kan leda till missförstånd och onödiga diskussioner. Det bör finnas skriftliga avtal mellan arrangören och alla samarbetspartners, sponsorer och artister.
Överenskommelsen mellan er som arrangörer och artisten har juridisk giltighet om ni kommit överens om:
- När artisten ska framträda
- Var artisten ska framträda
- Hur ersättningen för framträdandet ser ut (gage osv)
Överenskommelsen gäller i princip även om den inte finns formulerad och underskriven på papper. Ett mail där allt detta står räknas till exempel också som en överenskommelse, juridiskt sett. Men skulle ni hamna i någon slags juridisk tvist är ett kontrakt starkare och det är också ett bra och tydligt sätt att bekräfta hur ert samarbete ska se ut.
Kontraktexempel och mallar
Exempel på kontrakt för fysisk person finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.
Exempel på kontrakt för bolag/firma med F-skattsedel finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.
Att vara musikarrangör är en fantastisk möjlighet att få skapa en mötesplats, detta genom att presentera musik som får en publik att samlas. Eftersom det är musikarrangören som bestämmer hur denna mötesplats ska se ut läggs automatiskt ett ansvar i musikarrangörens händer – ett ansvar både säkerhetsmässigt och gentemot samhället vi lever i. Arrangörer ska genomgående i sin verksamhet arbeta antirasistiskt, icke-diskriminerande, för ett jämställt samhälle och se till att arrangemanget är inbjudande och välkomnande för alla, med en god tillgänglighet.
Att arbeta icke-diskriminerande
Som arrangörer har vi möjlighet och makt att vara med och förändra och visa den värld och musikscen vi önskar se, men självklart kan det vara svårt att veta exakt hur en ska gå tillväga. Ett stort problem idag är att musikscenen presenterar ett väldigt mansdominerat utbud med förklaring att det inte finns så många kvinnliga musiker att boka in på sina arrangemang. Detta är en dålig ursäkt och genom att bortförklara sig med denna ursäkt upprätthåller och uppmuntrar vi bilden av att musik är för män. Det är istället vårt ansvar som arrangörer att vända på den här trenden. Det behövs fler förebilder, både bland musiker och bland arrangörer som vågar ta detta ansvar. Dessutom uppskattar publiken, och bidragsgivarna, ett mångsidigt program och genom ett aktivt icke-diskriminerande arbete kommer arrangemangen bli mer lyckade och uppskattade.
Det finns många som arbetar för att skapa en icke-diskriminerande musikscen och dessutom gärna hjälper arrangörer med tips på musiker, föreläsningar med mera. Rättviseförmedlingen är t ex en organisation som genom efterlysningar på sociala medier hjälper till att hitta det som en saknar. Här följer tips på några fler organisationer som på olika sätt arbetar för en mer icke-diskriminerande musikscen. Hör av er till dem och fråga om de vill hjälpa er!
Impra
Ladyfest
Rättviseförmedlingen
Jämställd festival
Kvast
Popkollo
Arbetar ni också för jämställdhet och gärna vill hjälpa andra med tips och idéer? Maila info@mais.se så kommer ni med på listan ovan och ger andra möjlighet att kontakta er.
Miljö
Som arrangör, och kanske framför allt om du arrangerar utomhusevenemang, har du ett ansvar gentemot miljön. Ställ krav på era samarbetspartners! Prata med era krögare och hör efter vilka råvaror som används så att ni kan erbjuda ekologisk mat, leta upp ekologiska och/eller rättvisemärkta alternativ till det ni tänkt sälja, köp stora förpackningar råvaror istället för många små, se över vilka rengöringsmedel som används, tydliggör för publiken hur de kan ta sig kollektivt till arrangemanget eller till exempel uppmana dem att cykla eller gå, gör det enkelt för besökarna att sopsortera (Kontakta Pantamera för hjälp med panten!), tryck ekologiska tygpåsar, låt inte fordon stå på tomgång i onödan med mera. Beroende på omständigheterna går det att påverka olika mycket. Ställ frågor kring detta varje gång ni inleder ett nytt samarbete så att ni tillsammans kan göra förbättringar. Fundera på vilka områden ni kan förbättra på just ert arrangemang.
Arbetsmiljö
Som arrangör skapar man faktiskt artistens arbetsmiljö. Det är viktigt att respektera den och se till att alla utrymmen är säkra, fräscha och inbjudande. (mer om detta under Att ta hand om artisten. Det är ju även arrangörens arbetsplats under kvällen och ett enkelt sätt att förstå om arbetsmiljön är bra nog för artisten är att fundera på om det känns som en arbetsplats bra nog för en själv att vistas i under största delen av sin arbetstid. (Det kanske bara är en kväll i månaden för arrangören, men kan mycket väl vara varje kväll för en artist).
Se till exempel till att avståndet att bära instrument och utrustning är så kort som möjligt, för att minska fysiskt slitage. Tänk efter vad arbetsgivare på andra arbetsplatser tänker på och använd er av det när ni tar emot artister.
En glad och trygg artist gör ett bättre framträdande, vilket i sin tur ger en gladare publik. En glad publik tar med sig sina vänner till nästa arrangemang och ryktet sprids om det man gör och då kommer mer publik! Är man riktigt bra på att ta hand om artisten kanske hen till och med pratar med sina musikervänner om vilket trevligt ställe de har spelat på, så att de också blir sugna på att komma dit och spela. Detta leder till att arrangemangemanget blir bättre och ger långsiktigt ett ökat förtroende som arrangör, både gentemot artist, publik och finansiärer.
Publik
Arrangören har ansvar för att ingen i publiken skadas, och att publiken får en god musikupplevelse. Det är dig publiken vänder sig till vid frågor om säkerhet och om något skulle inträffa och därför ska du veta var nödutgångar finns, och se till att de inte blockeras. Vid mindre arrangemang där du hyr in dig i en befintlig lokal vänder du dig till den som har hand om lokalen vad som gäller där. Är det ett stort arrangemang kan det även finnas lagliga krav på vakter. Hör efter med polisen i din kommun om vad du behöver.
Det är även arrangörens ansvar att publiken trivs och se till att de tycker att det är ett trevligt arrangemang.
Bidragsgivare
Mot eventuella bidragsgivare har arrangören ett ansvar. Naturligtvis vill bidragsgivarna ha många och bra evenemang, men också oftast en rapport om verksamheten. Varje bidragsgivare har olika regler för detta. Det står oftast på deras hemsidor hur de vill att man ska redovisa. Gemensamt för de flesta är att de vill ha sin logga på hemsidor och i allt tryckt material och att de önskar någon form av skriftlig redovisning samt ekonomiredogörelse efter avslutat arrangemang. Ta för vana att alltid samla in publiksiffor, hålla koll på hur den var fördelad mellan olika åldrar och kön samt tänk på att spara kvitton för alla inköp som görs!
Sponsorer
Oftast gör man en överenskommelse med sin sponsor om vad denne vill ha i utbyte mot det den sponsrar arrangemanget med (pengar, tjänster, varor t.ex). Det kan till exempel vara att ha med sin logga i programmet, att nämna företaget under sin muntliga presentation innan konserten eller att ställa upp en skylt under arrangemanget. Glöm inte bort att göra det som ni kommit överens om. En glad sponsor är en bra sponsor!
Försäkringar
Arrangören står som ansvarig för eventuella olycksfall på spelplatsen där engagerad artist är inblandad. Det är oklart om detta gäller resa till och från enstaka engagemang. En ideell förening kan teckna föreningsförsäkring, även om det blivit svårare att hitta ett försäkringsbolag som erbjuder sådana. Studieförbund och riksorganisationer kan ha tecknat försäkringar som gäller även för er som arrangörer. Kolla med dem.
Vad gäller instrument som artisterna har med sig, är artisten ansvarig för dessa. Arrangören bör ändå ha en försäkring för att fånga upp eventuella skador. Alternativt klargöra för artisten (t.ex. i kontrakt) att denne får stå för instrumentförsäkring själv. Skriv alltid med i kontrakt vem som ansvarar för vad, så att eventuella tvister undvikes.
Tillstånd
Om man i samband med arrangemanget vill sälja mat eller alkohol måste man ha vissa tillstånd. I de flesta kommuner finns något som heter företagslots. De finns för att hjälpa olika föreningar och företag med att få en överblick av vilka tillstånd de behöver, vilka blanketter som ska fyllas i och vem man behöver kontakta. Lite som en mentor som hjälper en genom tillståndsdjungeln.
Polis och brandmyndighet
Som arrangör behöver man ibland kontakta polis- och brandmyndigheten. De flesta evenemang behöver tillstånd från polis för att få genomföras. Alla utomhusevenemang, och i regel alla inomhusevenemang som inte äger rum i redan etablerade konsertlokaler behöver tillstånd från polis- och brandmyndighet. Kolla upp med hyresvärden vilka tillstånd som redan finns och vilka du själv behöver ordna. OBS! Det finns undantagsfall och det ligger på ditt ansvar att kolla upp med hyresvärden om det behövs polistillstånd. Polisen kontaktar brandmyndigheten för yttrande.
I polistillståndet anges vem som formellt är arrangör, och vilka villkor som gäller för att få genomföra evenemanget (maxantal i publik och på scen, antal ordningsvakter och liknande). Polistillstånd sökes hos närmsta polismyndighet. Tillståndet skall kunna visas upp vid konserten.
Upphovsrätt och Stim
Upphovsrättslagen (URL) innebär att arrangören har en hel del skyldigheter både mot artister, tonsättare, författare, fotografer och förlag.
För att få framföra musik på sitt arrangemang måste man ha en licens från Stim. Vanligast är att beställa en licens som gäller för både livemusik och bakgrundsmusik (alltså musik som spelas från exempelvis en skiva eller en spellista på en dator). Utöver själva licensen är arrangören skyldig att skicka in en musikrapportering efter varje arrangemang, där man berättar vilken musik som framförts och vem som har skrivit den.
Läs mer och beställ licens på Stims hemsida.
Om du håller i ett arrangemang på ett ställe som vanligtvis anordnar konserter i egen regi är det möjligt att de har en fast avgift som täcker även ditt arrangemang. Hör med din hyresvärd eller någon av dina samarbetspartners.
Betalningar
Ett bra rykte kräver tålamod och ihärdigt arbete och ett dåligt rykte kan skapas på en dag. Att hantera andras pengar på ett respektlöst sätt är den vanligaste anledningen till dåligt rykte, vilket är en arrangörs värsta fiende. Det är därför väldigt viktigt att alla som ska få betalt får det i tid. Gager till artisterna, betalning till grafiska formgivare osv. Läs mer om betalning här. Ett arrangemang är aldrig över förrän allt är uppgjort och klart, vilket betyder att ju snabbare du är på att betala dina artister efter avslutad arrangemang, ju tidigare kan du få känna att du kan checka av detta arrangemang och helt fokusera på nästa.
Kontrakt
Att skriva kontrakt är värdefullt både för arrangör och artist. På så sätt minimeras risken för jobbiga situationer som t.ex. oförutsedda utgifter så som en resa som blev dyrare än tänkt, en parkeringsbot eller annat. Se till att ha allt på papper. Skriv fysiska kontrakt som skickas ut via post i god tid före arrangemang. Men se också till att få godkännande på vilken deal ni har, tider osv, på mail – se till att artisten konfirmerar med ett OK. Låt ingen konversation stå ouppklarad då det kan leda till missförstånd och onödiga diskussioner. Det bör finnas skriftliga avtal mellan arrangören och alla samarbetspartners, sponsorer och artister.
Överenskommelsen mellan er som arrangörer och artisten har juridisk giltighet om ni kommit överens om:
- När artisten ska framträda
- Var artisten ska framträda
- Hur ersättningen för framträdandet ser ut (gage osv)
Överenskommelsen gäller i princip även om den inte finns formulerad och underskriven på papper. Ett mail där allt detta står räknas till exempel också som en överenskommelse, juridiskt sett. Men skulle ni hamna i någon slags juridisk tvist är ett kontrakt starkare och det är också ett bra och tydligt sätt att bekräfta hur ert samarbete ska se ut.
Kontraktexempel och mallar
Exempel på kontrakt för fysisk person finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.
Exempel på kontrakt för bolag/firma med F-skattsedel finns här och här finns en mall där ni själva kan fylla i den info som passar er.
Sammanfattning
Att effektivt och riktigt hantera det ansvar och de skyldigheter som det medför att vara musikarrangör är det enda riktiga sättet att skapa ett arrangemang som både artister och pubik vill återvända till och sprida ett gott ord om. Det är väldigt enkelt; Glada människor föder fler glada människor och en välbemött artist kommer att ge publiken en bättre konsertupplevelse som i sin tur leder till fler lyckade arrangemang, då ett gott rykte även uppskattas av bidragsgivare, samarbetspartners etc. Ta ert ansvar och ni kommer få tillbaka tusenfalt tillbaka.